Procédure de changement de signataires avec la RBC

VERSION 1.5 (8 février 2019) – Jean Renaud

Voici les étapes à suivre pour changer les signataires lorsque l’église locale possède un compte bancaire avec la RBC (Royal Bank of Canada – Banque Royale du Canada).

1) L’église fait la demande par courriel DIRECTEMENT à RBC
L’église locale communique directement par courriel avec l’Équipe #3 du Service à la Clientèle de la RBC.

Dans l’objet du courriel, écrire : “Église adventiste – Changement de signataires“.

Dans le corps du courriel, écrire :

  • Informations personnelles de chaque signataire
  • Nom complet de l’Église : « Église adventiste du septième jour – (nom de l’église locale) »
  • Numéro à 7 chiffres du compte bancaire + le numéro à 5 chiffres de la succursale (transit)
  • Copie du procès-verbal du comité d’église sous la forme d’un fichier attaché (Word ou PDF ou image)
  • Modalités de signatures

2) RBC complète les documents (formulaires 60003 et 60005)
L’Équipe #3 du Service à la Clientèle de la RBC complète les documents (formulaires 60003 et 60005) indiquant qui (de l’église locale) signera pour les chèques, les conventions et les prêts.  Il est convenu que concernant les conventions et les prêts, seuls les administrateurs de la Fédération peuvent signer, soit le président, le secrétaire exécutif ou le trésorier.

3) RBC retourne par courriel à l’église les documents à faire signer par les signataires, avec copie conforme à la Fédération
L’Équipe #3 du Service à la Clientèle de la RBC retourne par courriel à l’église locale les documents (formulaire 60003 – 1 page; et formulaire 60005 – 4 pages) À FAIRE SIGNER PAR CHAQUE SIGNATAIRE AUTORISÉ, avec copie conforme à l’adresse courriel suivante: ChangementSignatairesRBC@sdaqc.org de la Fédération du Québec.

Cette adresse courriel ChangementSignatairesRBC@sdaqc.org est redirigée vers toute l’équipe de Support des trésoriers d’églises : Abiola, Jean, Meks, Ronilde et Vitalie.

4) L’église imprime le document (formule 60005), le fait signer par les signataires autorisés et s’assure que les modalités de signatures à la page 2 sont exactes.

  • Page 1 de 4 de la formule 60005 :
    • Tous les signataires doivent signer.
    • Comme titre à la droite de votre nom, sous “Signataire autorisé(e)”, indiquez la fonction au sein de l’église locale (ex.: trésorier, assistant-trésorier, ancien, diacre, etc.), et non la profession.  Vous pouvez aussi NE RIEN INSCRIRE : vous n’êtes alors qu’un simple signataire autorisé(e).
  • Page 2 de 4 de la formule 60005 : s.v.p. vérifier les instructions pour les signatures.
    • Assurez-vous que les modalités de signatures correspondent bien à ce que vous avez décidé.
    • Voyez la page web Modalités de signatures pour connaître les diverses possibilités.

5) Si l’église veut accélérer le processus d’authentification des signataires, l’église peut retourner à la Fédération par courriel, une COPIE du document signé par les signataires
L’église peut retourner PAR COURRIEL à l’adresse courriel suivante: ChangementSignatairesRBC@sdaqc.org de la Fédération du Québec, une copie du document (formule 60005) dûment complété avec les signatures des signataires, sous forme de fichier attaché PDF ou image. La copie du document digitalisée envoyé par courriel avec les signatures des signataires doit être de bonne qualité, sinon nous n’accepterons que le document original.
Avec la copie de bonne qualité du document reçu par courriel de l’église locale, la Fédération du Québec peut l’autoriser (en ajoutant la signature d’un de ses 3 administrateurs) et l’envoyer immédiatement à RBC pour l’étape suivante par RBC de l’authentification des signataires.

6) L’église doit retourner à la Fédération, par la poste, l’original du document signé par les signataires
L’église doit quand même retourner PAR LA POSTE le document original (formule 60005) signé par les signataires à l’adresse suivante:
L’Église Adventiste du Septième Jour – Fédération du Québec
Attention: Comptabilité – Changement de signataires RBC
940 Chemin de Chambly
Longueuil Québec J4H 3M3

7) La Fédération fait signer un administrateur sur la formule 60003, et sur la formule 60005 obtenue de l’église locale par courriel ou par la poste
La formule 60003 a déjà été reçu par la Fédération (étape 3).  La formule 60005 provient de l’église locale et contient donc déjà les signatures des signataires désignés par l’église locale.  La Fédération ajoute la signature d’un de ses trois (3) administrateurs, soit le président, le secrétaire exécutif ou le trésorier (UNE signature requise).

  • Page 1 de 1 de la formule 60003 : une signature requise entre président, trésorier ou secrétaire de la maison mère.
  • Page 3 de 4 de la formule 60005 : une signature requise entre président, trésorier ou secrétaire de la maison mère.

8) La Fédération retourne à RBC par courriel et par courrier, la COPIE des documents signés par les signataires de l’église locale ET un administrateur de la Fédération, AVEC ChangementSignatairesRBC@sdaqc.org EN CC
La Fédération du Québec retourne par courriel à l’Équipe #3 du Service à la Clientèle de la RBC une copie des documents (formules 60003 et 60005) dûment complétés avec les signatures des signataires ET d’un administrateur, sous forme de fichier attaché PDF ou image.  Mettre en CC l’adresse courriel générique pour aviser toutes les personnes concernées de la Fédération.

NOTE: Les documents originaux doivent aussi être retournés par la Fédération à RBC par la poste ou par courrier interne RBC.  L’envoi par courriel à RBC par la Fédération d’une copie des documents permet simplement d’accélérer la poursuite du processus de changement des signataires, entre autres, l’étape suivante d’authentification des signatures de l’église locale.

9) RBC vérifie si les signataires sont authentifiés
Un signataire qui fournit son numéro de carte-client RBC ou son numéro de compte bancaire RBC (avec ses informations personnelles à l’étape 1) pourrait ne pas avoir besoin de se faire authentifier dans une succursale RBC s’il a déjà été authentifié selon les nouvelles normes RBC.

Par contre, l’authentification d’un signataire possédant depuis très longtemps un compte bancaire RBC pourrait ne pas être conforme aux nouvelles normes d’authentification RBC.  Dans ce cas, ce signataire devra quand même se déplacer dans une succursale pour se faire authentifier.

10) RBC contacte les signataires non authentifiés afin de les faire authentifier dans la succursale RBC la plus proche de leur choix
Les signataires non authentifiés sont contactés par la succursale RBC la plus proche de leur choix (mentionnée avec les informations personnelles à l’étape 1) afin de se faire authentifier sur rendez-vous.
L’authentification d’un signataire implique la vérification de son identité à l’aide de 2 pièces d’identité acceptables.

11) RBC confirme par courriel quand tout est complété
Lorsqu’au moins trois (3) signataires sont authentifiés, l’Équipe #3 du Service à la Clientèle de la RBC envoie un courriel à l’église confirmant le changement de signataires, avec copie conforme à l’adresse courriel suivante: ChangementSignatairesRBC@sdaqc.org de la Fédération du Québec.


L’Équipe #3 du Service à la Clientèle de la RBC est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00.  Les demandes sont traitées avant la fin du jour ouvrable où elles sont reçues. Les demandes reçues après les heures d’ouverture seront traités avant la fin du prochain jour ouvrable.

CSC, Équipe #3 Service à la Clientèle Commerciale | RBC Banque Royale
T.
1-877-421-4865 Option 1 – 1 – 3
F. 514-874-8399
Email: servicegroupemtl3@rbc.com

L’Équipe #3 était composée en septembre 2018 de Celine Henderson, Sophie Savoie et Josiane Wong Kee Song.


VERSIONS – Historique des changements

Version 1.5 (version actuelle) – 8 février 2019

  • Depuis septembre 2018, madame Rosa Cho ne travaille plus dans l’équipe de Services Commerciaux.  Sophie, Céline ou Josiane sont désormais celles qui nous aident avec les changements de signataires.  Donc remplacement de la mention d’indiquer dans l’ojet “À l’attention de Rosa Cho” par une description plus générale “Église adventiste – Changement de signataires“.
  • Retrait des photos de l’équipe RBC, remplacées par un lien vers une page web de la RBC décrivant l’équipe.
  • DIvers ajustements causés par le transfert de la procédure vers notre nouveau site web.

Version 1.41 – 30 janvier 2017

  • Concernant les administrateurs (points #2 et #7), le lecteur de la présente procédure est redirigé vers leurs pages web respectives (au lieu de nommer expressément les administrateurs, ce qui implique de devoir modifier occasionnellement leurs noms).

Version 1.4 – 26 janvier 2016

  • Précision indiquant le numéro de la page PAR RAPPORT AU NOMBRE TOTAL DE PAGES DU DOCUMENT.  Exemple: Page 1 de 1; page 2 de 4.
  • Étape 4: Précisions ajoutées concernant le titre des signataires.
  • Étape 8:
    • ajout de ChangementSignatairesRBC@sdaqc.org en CC pour informer toutes les personnes concernées de la Fédération.
    • NOTE ajoutée précisant l’envoi aussi par la poste par la Fédération des documents originaux à RBC.

Version 1.31 – 18 janvier 2016

  • Précision concernant le temps de réponse de l’Équipe du Service à la Clientèle de la RBC.

Version 1.3 – 13 janvier 2016

  • Modification de plusieurs étapes pour faire mention du formulaire additionnel 60003, incluant les pages des endroits où signer.
  • Mention à l’étape 4 des modalités de signatures à vérifier.
  • Surlignement en VERT pour bien montrer là où il faut signer.

Version 1.2 – 20 août 2015

  • Autre ajout à l’étape 7 : en plus de la “section C” à faire signer par un des administrateurs, il y a aussi la “section A”.
  • Précision quant au numéro de page à faire signer.

Version 1.12 – 29 juillet 2015

  • Précision ajoutée à l’étape 7 concernant la “section C” à faire signer par un des administrateurs.
  • Description à l’étape 7 des trois (3) administrateurs avec leurs titres.
  • Simplification du titre de l’étape 8 (enlever le numéro du formulaire), et corrections cosmétiques

Version 1.11 – 28 juillet 2015

  • Clarification à l’étape 5 de la copie du document “digitalisée envoyée par courriel avec la signature des signataires”.
  • Clarification de l’étape 7 afin de préciser les 2 documents possibles sur lesquels un administrateur pourra apposer sa signature.

Version 1.1 – 28 juillet 2015

  • RBC exige que le document soit approuvé par un administrateur de la Fédération du Québec avant de leur être retourné, d’où l’ajout de quelques étapes.
  • La secrétaire comptable Ronilde Jeudy est désormais ajoutée dans les communications par courriel, pour éviter de retarder le processus si Abiola et Jean sont absents simultanément.
  • Pour simplifier les communications par courriel, l’adresse courriel ChangementSignatairesRBC@sdaqc.org est désormais créée et redirigée vers la Vice-Présidente – Finances (Abiola Arthur), la secrétaire comptable (Ronilde Jeudy) et le vérificateur des églises locales (Jean Renaud).
  • Ajout de la photo de Petia.
  • Ajout de Kyle dans l’équipe #3 RBC.

Version 1.01 – 27 juillet 2015

  • Clarification de l’étape 10 (ex-Note 3) concernant les pièces d’identité acceptables.

Version 1.0 – 23 juillet 2015

  • Version initiale.