Février 2022

Voici un aperçu du contenu de la formation avancée du logiciel de comptabilité Churchpal :

CHURCHPAL

DONS ET DONATEURS (DONORS)

• Donateurs en double: fonction MERGE
• Erreur de donateur dans un mois déjà fermé.  Comment corriger?  Entrer 2 dépôts à 2 dates qui se suivent:
  – un dépôt en NÉGATIF à une date donnée (pour annuler l’erreur)
  – un dépôt en POSITIF à la date suivante (pour entrer correctement le don)
• Don Adventist Giving dont la destination n’existe pas dans Churchpal (ex.: Messenger)

CHÈQUES ET FOURNISSEURS (VENDORS)

• Cocher la case « Vendor » pour ajouter un donateur comme « Vendor »
• Annuler un chèque : fonction VOID
• Chèque pour transférer des fonds d’un compte à un autre : par TRANSFERT
  (aussi entrer le chèque à zéro pour conserver la suite numérique)
• Enregistrer les TAXES PAYÉES TPS et TVQ
  – OK d’utiliser le calcul automatique en cochant la case, MAIS NE PAS S’Y FIER TOTALEMENT
  – IMPORTANT d’inscrire les montants de TAXES QUI APPARAISSENT SUR LES FACTURES
• Case « Electronic Payment » quand on entre un chèque
  – Le déboursé apparaît en italiques dans la liste des chèques
  – Utile parfois si on veut répéter plusieurs fois le même numéro du chèque
• Toujours INDIQUER LE NOM DE LA PERSONNE qui va encaisser le chèque

T3010 et Churchpal

• Logique des champs Category 1 et Category 2 dans le module Cheques
• Possibilité de créer un même fournisseur avec des comptes T3010 différents POUR DES UTILISATIONS DIFFÉRENTES.
  (Exemple : SDAQC Remise VS SDAQC assurances VS SDAQC concierge)
• Rapport Churchpal T3010
• Capacité de modifier les chèques de mois passés
• Tableau T3010 – COLONNES Catégorie 1 et catégorie 2 pour associer les bons codes T3010

DIVERS

• Imprimer rapport financier du mois en PDF : ATTENTION aux offrandes par donateur
• Message d’avertissement : Backup sur un support externe
  – Moins pertinent parce que vous envoyez votre rapport mensuel (en fait, un backup)
• Comment changer rapidement de mois dans le calendrier?
• Problème avec OneDrive
• Importance du champ « Display As » dans le module Donors : c’est lui qui apparaît sur les reçus officiels
• On ne peut pas changer le nom du donateur sur un reçu officiel déjà imprimé
  – SOLUTION : Créer un autre donateur avec le nom exact + faire 2 dépôts fictifs positif/négatif pour transférer les fonds
• Quand on ajoute un compte, il n’est pas disponible : IL FAUT FERMER LE PROGRAMME et le ROUVRIR.

COMPTABILITÉ

• Où sont mes données historiques?
  • 2020 et suivants : Churchpal
  • 2019 reçus officiels : Churchpal (AUTRE FICHIER DE DONNÉES)
  • 2019 comptabilité : Donation Accounting
  • 2018 et précédents : Donation Accounting
  • BREF, jusqu’à 3 icones sur le bureau pour accéder à vos données
    • Churchpal 4 (données 2020 et suivants)
    • Churchpal 3 (reçus officiels 2019)
    • Donation Accounting (données 2019 et précédents)
• Petite caisse / avancer de l’argent
  – IDÉAL : rembourser les gens qui payent de leur poche
• Traitement des taxes payées si on doit absolument avancer de l’argent sans pièce justificative (NON RECOMMANDÉ),
  – on ne peut pas entrer immédiatement le montant des taxes avec le chèque original
  – quand on reçoit les factures, entrer un chèque bidon à zéro avec les vrais montants de taxes, et utiliser le même numéro de chèque en cochant la case « Electronic Payment ».
• Pour une transparence parfaite au comité d’église:
  – Rapprochement bancaire accompagné d’une …
  – Copie du relevé bancaire
• Comprendre la différence entre « allocation » et « budget »
• Section SUB (Subvention Fédération) réservée si subvention évangélisation
• Rapport fin de mois : 2 copies dont une pour le pasteur
• Imprimer tous les relevés bancaires et rapports Adventist Giving
• Transmettre à Ronilde le rapport d’un mois précédent : modifier le champ Month End
• Déboursés sans pièces justificatives : impact T4A
  – ATTENTION : Aider quelqu’un en passant par quelqu’un d’autre : impact sur la production des T4A par la Fédération.
• Don autre qu’en argent
  – Don de service
  – Don d’un bien
  – Don d’un achat : le donateur remet la facture
• Accès au compte bancaire EN LIGNE

CHURCHPAL version 4 – Nouvelles fonctionnalités

• Données centralisées « cloud » – plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément
• Programme Churchpal 4 doit obligatoirement être installé sur l’ordinateur de l’utilisateur
• Budget qui s’imprime désormais sur l’état financier (format « landscape »)
• État financier en mode « paysage » (landscape) pour permettre l’affichage complet des descriptions de comptes
• Reçus officiels pour dons désormais EN FRANÇAIS
• Plus besoin d’envoyer son rapport : la fermeture de mois sert d’indicateur de fermeture de mois pour la Fédération
• Fermeture de l’année : mise-à-zéro des comptes négatifs au choix
• Message d’avertissement si vous fermez le mois alors qu’un autre utilisateur accède aux données
• Importation des données d’Adventist Giving
• Capacité de modifier les montants de taxes de chèques entrés les mois passés