Churchpal – Contenu de la formation avancée 2022
Février 2022
Voici un aperçu du contenu de la formation avancée du logiciel de comptabilité Churchpal :
CHURCHPAL
DONS ET DONATEURS (DONORS)
- Donateurs en double: fonction MERGE
- Erreur de donateur dans un mois déjà fermé. Comment corriger? Entrer 2 dépôts à 2 dates qui se suivent:
– un dépôt en NÉGATIF à une date donnée (pour annuler l’erreur)
– un dépôt en POSITIF à la date suivante (pour entrer correctement le don) - Don Adventist Giving dont la destination n’existe pas dans Churchpal (ex.: Messenger)
CHÈQUES ET FOURNISSEURS (VENDORS)
- Cocher la case « Vendor » pour ajouter un donateur comme « Vendor »
- Annuler un chèque : fonction VOID
- Chèque pour transférer des fonds d’un compte à un autre : par TRANSFERT
(aussi entrer le chèque à zéro pour conserver la suite numérique) - Enregistrer les TAXES PAYÉES TPS et TVQ
– OK d’utiliser le calcul automatique en cochant la case, MAIS NE PAS S’Y FIER TOTALEMENT
– IMPORTANT d’inscrire les montants de TAXES QUI APPARAISSENT SUR LES FACTURES - Case « Electronic Payment » quand on entre un chèque
– Le déboursé apparaît en italiques dans la liste des chèques
– Utile parfois si on veut répéter plusieurs fois le même numéro du chèque - Toujours INDIQUER LE NOM DE LA PERSONNE qui va encaisser le chèque
T3010 et Churchpal
- Logique des champs Category 1 et Category 2 dans le module Cheques
- Possibilité de créer un même fournisseur avec des comptes T3010 différents POUR DES UTILISATIONS DIFFÉRENTES.
(Exemple : SDAQC Remise VS SDAQC assurances VS SDAQC concierge) - Rapport Churchpal T3010
- Capacité de modifier les chèques de mois passés
- Tableau T3010 – COLONNES Catégorie 1 et catégorie 2 pour associer les bons codes T3010
DIVERS
- Imprimer rapport financier du mois en PDF : ATTENTION aux offrandes par donateur
- Message d’avertissement : Backup sur un support externe
– Moins pertinent parce que vous envoyez votre rapport mensuel (en fait, un backup) - Comment changer rapidement de mois dans le calendrier?
- Problème avec OneDrive
- Importance du champ « Display As » dans le module Donors : c’est lui qui apparaît sur les reçus officiels
- On ne peut pas changer le nom du donateur sur un reçu officiel déjà imprimé
– SOLUTION : Créer un autre donateur avec le nom exact + faire 2 dépôts fictifs positif/négatif pour transférer les fonds - Quand on ajoute un compte, il n’est pas disponible : IL FAUT FERMER LE PROGRAMME et le ROUVRIR.
COMPTABILITÉ
- Où sont mes données historiques?
- 2020 et suivants : Churchpal
- 2019 reçus officiels : Churchpal (AUTRE FICHIER DE DONNÉES)
- 2019 comptabilité : Donation Accounting
- 2018 et précédents : Donation Accounting
- BREF, jusqu’à 3 icones sur le bureau pour accéder à vos données
- Churchpal 4 (données 2020 et suivants)
- Churchpal 3 (reçus officiels 2019)
- Donation Accounting (données 2019 et précédents)
- Petite caisse / avancer de l’argent
– IDÉAL : rembourser les gens qui payent de leur poche - Traitement des taxes payées si on doit absolument avancer de l’argent sans pièce justificative (NON RECOMMANDÉ),
– on ne peut pas entrer immédiatement le montant des taxes avec le chèque original
– quand on reçoit les factures, entrer un chèque bidon à zéro avec les vrais montants de taxes, et utiliser le même numéro de chèque en cochant la case « Electronic Payment ». - Pour une transparence parfaite au comité d’église:
– Rapprochement bancaire accompagné d’une …
– Copie du relevé bancaire - Comprendre la différence entre « allocation » et « budget »
- Section SUB (Subvention Fédération) réservée si subvention évangélisation
- Rapport fin de mois : 2 copies dont une pour le pasteur
- Imprimer tous les relevés bancaires et rapports Adventist Giving
- Transmettre à Ronilde le rapport d’un mois précédent : modifier le champ Month End
- Déboursés sans pièces justificatives : impact T4A
– ATTENTION : Aider quelqu’un en passant par quelqu’un d’autre : impact sur la production des T4A par la Fédération. - Don autre qu’en argent
– Don de service
– Don d’un bien
– Don d’un achat : le donateur remet la facture - Accès au compte bancaire EN LIGNE
CHURCHPAL version 4 – Nouvelles fonctionnalités
- Données centralisées « cloud » – plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément
- Programme Churchpal 4 doit obligatoirement être installé sur l’ordinateur de l’utilisateur
- Budget qui s’imprime désormais sur l’état financier (format « landscape »)
- État financier en mode « paysage » (landscape) pour permettre l’affichage complet des descriptions de comptes
- Reçus officiels pour dons désormais EN FRANÇAIS
- Plus besoin d’envoyer son rapport : la fermeture de mois sert d’indicateur de fermeture de mois pour la Fédération
- Fermeture de l’année : mise-à-zéro des comptes négatifs au choix
- Message d’avertissement si vous fermez le mois alors qu’un autre utilisateur accède aux données
- Importation des données d’Adventist Giving
- Capacité de modifier les montants de taxes de chèques entrés les mois passés