Churchpal – Contenu de la formation avancée 2022

Février 2022

Voici un aperçu du contenu de la formation avancée du logiciel de comptabilité Churchpal :

CHURCHPAL

DONS ET DONATEURS (DONORS)

  • Donateurs en double: fonction MERGE
  • Erreur de donateur dans un mois déjà fermé.  Comment corriger?  Entrer 2 dépôts à 2 dates qui se suivent:
    – un dépôt en NÉGATIF à une date donnée (pour annuler l’erreur)
    – un dépôt en POSITIF à la date suivante (pour entrer correctement le don)
  • Don Adventist Giving dont la destination n’existe pas dans Churchpal (ex.: Messenger)

CHÈQUES ET FOURNISSEURS (VENDORS)

  • Cocher la case « Vendor » pour ajouter un donateur comme « Vendor »
  • Annuler un chèque : fonction VOID
  • Chèque pour transférer des fonds d’un compte à un autre : par TRANSFERT
    (aussi entrer le chèque à zéro pour conserver la suite numérique)
  • Enregistrer les TAXES PAYÉES TPS et TVQ
    – OK d’utiliser le calcul automatique en cochant la case, MAIS NE PAS S’Y FIER TOTALEMENT
    – IMPORTANT d’inscrire les montants de TAXES QUI APPARAISSENT SUR LES FACTURES
  • Case « Electronic Payment » quand on entre un chèque
    – Le déboursé apparaît en italiques dans la liste des chèques
    – Utile parfois si on veut répéter plusieurs fois le même numéro du chèque
  • Toujours INDIQUER LE NOM DE LA PERSONNE qui va encaisser le chèque

T3010 et Churchpal

  • Logique des champs Category 1 et Category 2 dans le module Cheques
  • Possibilité de créer un même fournisseur avec des comptes T3010 différents POUR DES UTILISATIONS DIFFÉRENTES.
    (Exemple : SDAQC Remise VS SDAQC assurances VS SDAQC concierge)
  • Rapport Churchpal T3010
  • Capacité de modifier les chèques de mois passés
  • Tableau T3010 – COLONNES Catégorie 1 et catégorie 2 pour associer les bons codes T3010

DIVERS

  • Imprimer rapport financier du mois en PDF : ATTENTION aux offrandes par donateur
  • Message d’avertissement : Backup sur un support externe
    – Moins pertinent parce que vous envoyez votre rapport mensuel (en fait, un backup)
  • Comment changer rapidement de mois dans le calendrier?
  • Problème avec OneDrive
  • Importance du champ « Display As » dans le module Donors : c’est lui qui apparaît sur les reçus officiels
  • On ne peut pas changer le nom du donateur sur un reçu officiel déjà imprimé
    – SOLUTION : Créer un autre donateur avec le nom exact + faire 2 dépôts fictifs positif/négatif pour transférer les fonds
  • Quand on ajoute un compte, il n’est pas disponible : IL FAUT FERMER LE PROGRAMME et le ROUVRIR.

COMPTABILITÉ

  • Où sont mes données historiques?
    • 2020 et suivants : Churchpal
    • 2019 reçus officiels : Churchpal (AUTRE FICHIER DE DONNÉES)
    • 2019 comptabilité : Donation Accounting
    • 2018 et précédents : Donation Accounting
    • BREF, jusqu’à 3 icones sur le bureau pour accéder à vos données
      • Churchpal 4 (données 2020 et suivants)
      • Churchpal 3 (reçus officiels 2019)
      • Donation Accounting (données 2019 et précédents)
  • Petite caisse / avancer de l’argent
    – IDÉAL : rembourser les gens qui payent de leur poche
  • Traitement des taxes payées si on doit absolument avancer de l’argent sans pièce justificative (NON RECOMMANDÉ),
    – on ne peut pas entrer immédiatement le montant des taxes avec le chèque original
    – quand on reçoit les factures, entrer un chèque bidon à zéro avec les vrais montants de taxes, et utiliser le même numéro de chèque en cochant la case « Electronic Payment ».
  • Pour une transparence parfaite au comité d’église:
    – Rapprochement bancaire accompagné d’une …
    – Copie du relevé bancaire
  • Comprendre la différence entre « allocation » et « budget »
  • Section SUB (Subvention Fédération) réservée si subvention évangélisation
  • Rapport fin de mois : 2 copies dont une pour le pasteur
  • Imprimer tous les relevés bancaires et rapports Adventist Giving
  • Transmettre à Ronilde le rapport d’un mois précédent : modifier le champ Month End
  • Déboursés sans pièces justificatives : impact T4A
    – ATTENTION : Aider quelqu’un en passant par quelqu’un d’autre : impact sur la production des T4A par la Fédération.
  • Don autre qu’en argent
    – Don de service
    – Don d’un bien
    – Don d’un achat : le donateur remet la facture
  • Accès au compte bancaire EN LIGNE

 

CHURCHPAL version 4 – Nouvelles fonctionnalités

  • Données centralisées « cloud » – plusieurs utilisateurs peuvent travailler simultanément
  • Programme Churchpal 4 doit obligatoirement être installé sur l’ordinateur de l’utilisateur
  • Budget qui s’imprime désormais sur l’état financier (format « landscape »)
  • État financier en mode « paysage » (landscape) pour permettre l’affichage complet des descriptions de comptes
  • Reçus officiels pour dons désormais EN FRANÇAIS
  • Plus besoin d’envoyer son rapport : la fermeture de mois sert d’indicateur de fermeture de mois pour la Fédération
  • Fermeture de l’année : mise-à-zéro des comptes négatifs au choix
  • Message d’avertissement si vous fermez le mois alors qu’un autre utilisateur accède aux données
  • Importation des données d’Adventist Giving
  • Capacité de modifier les montants de taxes de chèques entrés les mois passés