Churchpal – Imprimer les reçus officiels de dons

Mis-à-jour jeudi 27 janvier 2022 à 11h30

NOTE : Churchpal imprime les reçus officiels de dons sur des feuilles blanches vierges format lettre 8 1/2 x 11 pouces.

ÉTAPE PRÉLIMINAIRE : AVANT D’IMPRIMER LES REÇUS OFFICIELS DE DONS, VÉRIFIEZ-LES À L’ÉCRAN

Affichez D’ABORD vos reçus à l’écran et vérifiez qu’ils ne présentent pas d’erreurs.

    • Module Reports.
    • Cliquez sur le rapport « Receipts ».
    • Cliquez sur le bouton radio « All » pour sélectionner TOUS les reçus.
    • Sélectionnez l’étendue de date désirée, i.e. l’an passé (Last Year), soit
      du (From:) 1 janvier 2021
      au (To:) 31 décembre 2021.
    • Assurez-vous que le numéro de départ (First Receipt #:) est bien « 1 ».
    • Cochez la case « Display Logo » pour afficher le logo de l’Église adventiste du septième jour sur les reçus.
    • Cliquez sur le bouton « Run » : une fenêtre s’ouvre vous invitant à entrer la ville et la province du lieu d’impression (City and Prov).  C’est une exigence gouvernementale.
    • Tapez le nom de la ville et de la province.  Ex.: Montréal, QC
    • Cliquer sur OK : les reçus s’affichent à l’écran – ILS NE SONT PAS ENCORE IMPRIMÉS.

Vérifiez chaque reçu attentivement, un par un, à l’écran.

1)  Y a-t-il des donateurs sans adresse ou avec une mauvaise adresse? 
Si OUI,
– soit que vous entrez ou corrigez l’adresse postale des donateurs avant d’imprimer les reçus;
– soit que vous décochez la case « Issue Receipt » des donateurs afin de ne pas imprimer de reçu officiel pour ces donateurs sans adresse.
Quand vous obtiendrez plus tard leurs adresses, vous pourrez les ajouter dans Churchpal et imprimer leurs reçus officiels à part, en suivant cette même procédure.

UN REÇU SANS ADRESSE POSTALE N’EST PAS CONFORME À LA RÈGLEMENTATION GOUVERNEMENTALE.

Pour entrer ou corriger l’adresse du donateur ou décocher la case « Issue Receipt » :
– Module Donors/Vendors.
– Cliquez sur le donateur : sur la droite apparaît les détails du donateur sélectionné.
– Entrez ou corrigez l’adresse, ou décochez la case « Issue Receipt ».
Si vous décochez la case « Issue Receipt » d’un donateur, le champ « Income Cat: » tout en bas devient libre, et vous devez choisir la catégorie « 4530 – Other Gifts » (qui remplace alors la catégorie « 4500 – Receipted Gifts » qui était là précédemment).
– Cliquez sur le bouton « Save » tout en haut à gauche pour sauvegarder les changements.

Si vous devez (re)cocher la case « Issue Receipt », la catégorie « 4500 – Receipted Gifts » s’ajoute automatiquement sans que vous ayez besoin de la choisir.

2)  Y a-t-il des donateurs avec une erreur de nom? 
IMPORTANT : Le nom inscrit dans le champ « Display As » du module Donors/Vendors est celui qui apparaît sur le reçu officiel.  Le contenu de ce champ « Display As » est généré automatiquement quand vous entrez le prénom et le nom dans leurs champs respectifs, MAIS IL PEUT ÊTRE MODIFIÉ au besoin.
Suivez la procédure ci-haut mentionnée pour corriger le nom ou l’adresse.

3)  Erreur de montant pour un donateur?
Y a-t-il un reçu avec un montant invraisemblable pour un donateur?  Peut-être y a-t-il eu une erreur de sélection du donateur lors de l’entrée des enveloppes dans Churchpal?  Si OUI, vous devrez apporter la correction avant d’imprimer les reçus.
Contactez le responsable du logiciel Churchpal de la Fédération pour connaître la bonne procédure à suivre.

4)  Y a-t-il plus d’un reçu pour un même donateur?
Il est possible que 2 ou plusieurs reçus appartiennent en réalité au même donateur.  Si OUI, vous pouvez utiliser la fonction « Merge » (Fusion) tout à gauche, dans le module Donors/Vendors, pour les fusionner.
FAITES ATTENTION :
CETTE FONCTION N’EST PAS RÉVERSIBLE, ET LE DONATEUR À PARTIR DUQUEL LA FUSION EST FAITE SERA DÉFINITIVEMENT SUPPRIMÉ. 
Puisque chaque donateur possède un numéro unique attribué par Churchpal lors de sa création, prenez bien note du numéro de donateur que vous voulez supprimer, et du numéro du donateur dans lequel vous voulez fusionner les données afin de choisir le bon donateur qui demeurera après la fusion.

5) Y a-t-il un donateur qui ne devrait pas recevoir de reçu? 
Il est possible que vous ayez créé un donateur pour enregistrer un don anonyme.  Ce donateur N’A PAS À RECEVOIR DE REÇU puisqu’il est anonyme : il ne produira pas de rapport d’impôt et n’a donc pas besoin de reçu 🙂  Il faut donc DÉCOCHER la case « Issue Receipts » de ce donateur afin de ne pas imprimer un reçu officiel.  Voyez la procédure ci-haut mentionnée pour décocher la case « Issue Receipt ».

SUGGESTION : Remettez les reçus même si les donateurs sont des adolescents ou des enfants et que les montants sont minimes : ils ont jusqu’à 6 ans dans le futur pour les utiliser lorsqu’ils produiront leur premier rapport d’impôt !  Et il y a aussi le côté « éducatif » : les jeunes apprennent à recevoir un document qu’ils apprécieront un jour de pouvoir utiliser pour payer moins d’impôts.


Si vous êtes une entité qui utilisez le numéro d’enregistrement de la Fédération :

1) Faites quand même l’étape préliminaire précédente d’afficher à l’écran vos reçus et de les vérifier.

2) N’IMPRIMEZ PAS LES REÇUS.  Vous devrez transmettre électroniquement à la Fédération votre fichier de données Churchpal (étape 4 ci-dessous), et c’est la Fédération qui les imprimera ET les signera.

3) Une fois votre fichier de données Churchpal transmis, N’ENTREZ PAS DE NOUVELLES DONNÉES jusqu’à ce que la Fédération imprime ET signe vos reçus, et restaure sur votre ordinateur le fichier des données après impression des reçus.  Vous pourrez alors continuer d’entrer vos données.


PROCÉDURE D’IMPRESSION DES REÇUS (DÉJÀ VÉRIFIÉS À L’ÉCRAN)

  1. Digitaliser la signature du trésorier s’il y a lieu (217 x 68 pixels MAX).
    (CE N’EST PAS OBLIGATOIRE : vous pouvez signer à la main chaque reçu)

    • Positionnez-vous dans le module Settings.
    • Cliquez sur le lien « Church Settings » tout en haut, à gauche : la fenêtre Church s’ouvre.
    • Cliquez sur le 4e et dernier onglet « Folder Settings » : le champ « Treasurer’s Signature » est vierge, et vous devez y associer votre fichier de signature digitalisée.
      Nous vous suggérons de sauvegarder votre fichier de signature digitalisée dans le répertoire Documents\Church Pal.
    • Cliquez sur les 3 points à la droite du champ Treasurer’s Signature: une fenêtre s’ouvre, vous invitant à sélectionner votre fichier de signature.
      Votre fichier doit être une image en format JPG de dimension maximum 217 x 68 pixels.
    • Lorsque votre fichier de signature est sélectionné, son chemin d’accès apparaît désormais dans le champ Treasurer’s Signature.

      COMMENT CRÉER VOTRE SIGNATURE DIGITALE?
      – Vous devez d’abord scanner votre signature SUR FOND BLANC : une photo n’est PAS recommandée parce que la signature n’apparaît pas sur fond blanc.
      – Ensuite, vous devez la modifier à l’aide d’un logiciel d’édition d’images pour réduire son nombre de pixels et respecter le nombre maximum de 217 x 68.
      – Sinon, les reçus peuvent toujours être signés à la main : ce sera alors 2 signatures par reçu, une pour la copie du donateur tout en haut, et l’autre pour la copie de l’église tout en bas.

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  2. Faites une copie de sauvegarde (backup) de Churchpal.
    Module Settings : gros bouton « Backup/Restore » tout en haut de la fenêtre.
    Pourquoi faire une copie de sauvegarde (un backup) à cette étape?
    Parce qu’une fois que vous aurez imprimé vos reçus ET que vous aurez confirmé qu’ils sont bien imprimés, vous ne pourrez plus revenir en arrière et les imprimer de nouveau.
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  3. Imprimer les reçus.
    NOTE : Churchpal imprime les reçus officiels de dons sur des feuilles vierges format lettre 8 1/2 x 11 pouces.

    • Module Reports.
    • Cliquez sur le rapport « Receipts ».
    • Cliquez sur le bouton radio « All » pour sélectionner TOUS les reçus.
    • Sélectionnez l’étendue de date désirée, i.e. l’an passé (Last Year), soit
      du (From:) 1 janvier 2021
      au (To:) 31 décembre 2021.
    • Assurez-vous que le numéro de départ (First Receipt #:) est bien « 1 ».
    • Cochez la case « Display Logo » pour afficher le logo de l’Église adventiste du septième jour sur les reçus.
    • Cliquez sur le bouton « Run » : une fenêtre s’ouvre vous invitant à entrer la ville et la province du lieu d’impression (City and Prov).  C’est une exigence gouvernementale.
    • Tapez le nom de la ville et de la province.  Exemple : Montréal, QC
    • Cliquez sur le bouton OK : les reçus s’affichent à l’écran – ILS NE SONT PAS ENCORE IMPRIMÉS !
    • À cette étape-ci, vous devriez avoir déjà vérifié à l’écran vos reçus un par un (en suivant l’étape préliminaire au tout début de cette présente page) et qu’il n’y a pas d’erreur.
    • Une fois que vous avez bien vérifié vos reçus à l’écran, vous pouvez les imprimer sur des feuilles blanches vierges format 8 1/2 x 11 pouces, une page par donateur !
    • Pour imprimer vos reçus sur du papier, cliquez sur le petit icône d’imprimante avec un point d’interrogation noir (4e sur la gauche).  Cette option va vous permettre de choisir l’imprimante que vous désirez (et non pas celle assignée par défaut par Windows).
    • Choisissez la bonne imprimante.  Assurez-vous qu’elle n’est pas configurée pour imprimer recto-verso : vous voulez imprimer chaque reçu d’un seul côté du papier, un reçu par feuille.
    • Cliquez sur le bouton « Print » : vos reçus s’impriment …

    • … vos reçus s’impriment …
    • Une fois vos reçus imprimés, Churchpal vous demande s’ils sont imprimés correctement (Did your receipts print correctly?).
      IL EST POSSIBLE QUE CETTE FENÊTRE SOIT CACHÉE DERRIÈRE UNE AUTRE FENÊTRE 🙁  RECHERCHEZ-LÀ SI VOUS NE LA VOYEZ PAS.
    • ATTENTION : Si vous répondez NO …
      – c’est comme si vous ne les aviez jamais imprimés : Churchpal n’enregistre alors aucun reçu.  Vous devrez donc les réimprimer de nouveau et répondre « Yes » la prochaine fois pour que Churchpal les enregistre dans le logiciel.
      – VOUS DEVEZ DÉTRUIRE PHYSIQUEMENT TOUS CES REÇUS IMPRIMÉS QUI N’ONT PAS ÉTÉ ENREGISTRÉS DANS LE LOGICIEL CHURCHPAL.
    • Vous devez répondre YES à la question « Did your receipts print correctly? » afin que Churchpal enregistre dans le logiciel les reçus imprimés.
      – Vous ne pouvez plus alors les imprimer de nouveau de la même façon.

      – Churchpal assigne à chaque don une indication comme quoi un reçu a été imprimé pour ce don.
      – Si d’autres dons se rajoutent par la suite pour un donateur, un autre reçu pourra être imprimé pour ces dons reçus pour lesquels aucun reçu n’a encore été imprimé.
      CONCLUSION: Un donateur peut recevoir plusieurs reçus dans une même année.
    • Si le donateur perd son reçu, il faut alors imprimer un reçu de remplacement, et NON lui remettre une copie de son reçu original.  Pour imprimer un reçu de remplacement,
      – cliquez sur le lien « Reprint Receipt » à gauche, quand vous êtes dans le rapport « Receipts » : une fenêtre s’ouvre vous affichant tous les reçus imprimés à ce jour.
      – Sélectionner le reçu que vous voulez remplacer.
      – Cliquer sur le bouton « Next » … (suivez les instructions très similaires à celles que vous avez suivies ci-dessus pour imprimer vos reçus la première fois).
    • Coupez et conservez la partie du bas (le dernier tiers) qui représente la copie de l’église locale.
      – Les parties du haut ET du milieu du reçu vont au donateur.
      ASSUREZ-VOUS QUE VOS COPIES D’ÉGLISE SONT SIGNÉES.
    • Vous avez terminé l’impression des reçus.
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Suggestions après l’impression des reçus à partir de Churchpal.

  1. Vous pouvez utiliser des enveloppes à fenêtre #9 qui permettent d’afficher l’adresse du donateur dans la fenêtre transparente une fois le reçu plié correctement, afin de maintenir la confidentialité des informations lorsque vous les distribuez dans un lieu public, ou quand vous les envoyez par la poste.
  2. Une lettre ou feuillet peut accompagner les reçus pour remercier vos donateurs de leur confiance et générosité, leur faire part de projets à venir, ou les informer des résultats financiers de votre église locale pour la dernière année.