Churchpal – Imprimer les reçus officiels de dons

Mis-à-jour jeudi 11 février 2021 à 22h00

NOTE : Churchpal imprime les reçus officiels de dons sur des feuilles blanches vierges format lettre 8 1/2 x 11 pouces.  Vous n’avez plus besoin de feuilles spéciales pré-imprimées comme avec l’ancien logiciel Donation Accounting.

ÉTAPE PRÉLIMINAIRE AVANT D’IMPRIMER LES REÇUS OFFICIELS DE DONS – VÉRIFIER LES REÇUS À L’ÉCRAN

AVANT D’IMPRIMER VOS REÇUS, affichez-les D’ABORD à l’écran et vérifiez qu’ils ne présentent pas d’erreurs.

    • Module Reports.
    • Cliquez sur le rapport “Receipts”.
    • Cliquez sur le bouton radio “All” pour sélectionner TOUS les reçus.
    • Sélectionnez l’étendue de date désirée, soit
      du (From:) 1 janvier 2020
      au (To:) 31 décembre 2020.
    • Cochez la case “Display Logo” pour afficher le logo de l’Église adventiste du septième jour sur les reçus à imprimer.
    • Cliquez sur le bouton “Run” pour afficher les reçus à l’écran avant de les imprimer.
      Le nom de la ville et de la province ne sont pas importants à cette étape-ci.
    • Vos reçus sont désormais affichés à l’écran pour consultation.  VOUS NE LES AVEZ PAS ENCORE IMPRIMÉS !

Vérifiez chaque reçu attentivement, un par un, à l’écran.

1)  Erreur de donateur?
Y a-t-il un reçu d’un montant invraisemblable pour un donateur?  Y a-t-il eu une erreur de sélection du donateur lors de l’entrée des enveloppes dans Churchpal?  Si OUI, vous devrez apporter la correction avant d’imprimer les reçus.
Contactez le responsable du logiciel Churchpal de la Fédération.

2)  Y a-t-il un donateur sans adresse? 
Si OUI,
– soit que vous entrez l’adresse postale avant d’imprimer les reçus;
– soit que vous décochez la case “Issue Receipt” dans le module Donors/Vendors avant d’imprimer les reçus pour ne pas imprimer de reçu officiel pour ce donateur sans adresse.
Quand vous obtiendrez plus tard son adresse, vous pourrez l’inscrire dans Churchpal et imprimer son reçu officiel à part, en suivant cette même procédure.

Quand vous décochez la case “Issue Receipt” d’un donateur, le champ “Income Cat:” tout en bas devient libre, et vous devez choisir la catégorie “4530 – Other Gifts” (qui remplace alors la catégorie “4500 – Receipted Gifts” qui était là précédemment).  Puis vous sauvegardez ce changement en cliquant sur le bouton “Save” tout en haut à gauche.  

L’inverse s’applique aussi quand vous cochez la case “Issue Receipt”, sauf que la catégorie “4500 – Receipted Gifts” s’ajoute automatiquement sans que vous ayez besoin de la choisir.

3)  Y a-t-il plus d’un reçu pour un même donateur?
Il est possible que 2 reçus soient en réalité pour le même donateur.  Si OUI, vous pouvez utiliser la fonction “Merge” (Fusion) tout à gauche, dans le module Donors/Vendors, pour les fusionner.
FAITES ATTENTION :
CETTE FONCTION N’EST PAS RÉVERSIBLE ET LE MAUVAIS DONATEUR SERA SUPPRIMÉ.  FAITES DONC UN BACKUP AVANT AU CAS OÙ.
Puisque chaque donateur possède un numéro unique attribué par Churchpal lors de sa création, prenez bien note du numéro de donateur que vous voulez supprimer, et du numéro du donateur dans lequel vous voulez fusionner les données afin de choisir le bon donateur qui demeurera après la fusion.

4) Y a-t-il un donateur qui devrait ne pas avoir de reçu? 
Il est possible que vous ayez créé un donateur pour enregistrer un revenu quelconque (exemple : un remboursement de taxes de la Fédération, ou une offrande anonyme) tout en laissant cochée la case “Issue Receipt”.  Or, ce donateur circonstanciel (créé pour enregistrer une entrée d’argent) ne devrait pas en réalité recevoir de reçu.  Il faut donc DÉCOCHER la case “Issue Receipts” de ce donateur afin de ne pas imprimer inutilement un reçu officiel.
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Si vous êtes un groupe ou une entité qui utilisez le numéro d’enregistrement de la Fédération :

Faites quand même l’étape préliminaire précédente (d’afficher à l’écran vos reçus et de les vérifier) et attendez les INSTRUCTIONS SPÉCIFIQUES ENVOYÉES PAR COURRIEL, instructions résumées ci-dessous.
1) N’IMPRIMEZ PAS LES REÇUS.  Vous devrez
transmettre électroniquement à la Fédération votre fichier de données Churchpal (étape 4 ci-dessous), et c’est la Fédération qui les imprimera.
2) N’ENTREZ PAS DE NOUVELLES DONNÉES jusqu’à ce que la Fédération imprime vos reçus et restaure sur votre ordinateur le fichier des données après impression des reçus.  Vous pourrez alors continuer d’entrer vos données.


PROCÉDURE D’IMPRESSION DES REÇUS (DÉJÀ VÉRIFIÉS À L’ÉCRAN)

  1. Digitaliser la signature du trésorier s’il y a lieu (217 x 68 pixels MAX).
    • Positionnez-vous dans le module Settings.
    • Cliquez sur le lien “Church Settings” tout en haut, à gauche : la fenêtre Church s’ouvre.
    • Cliquez sur le 4e et dernier onglet “Folder Settings” : le champ “Treasurer’s Signature” est vierge, et vous devez y associer votre fichier de signature digitalisée.
      Nous vous suggérons de sauvegarder votre fichier de signature digitalisée dans le répertoire Documents\Church Pal\Data.
    • Cliquez sur les 3 points à la droite du champ Treasurer’s Signature: une fenêtre s’ouvre, sous invitant à sélectionner votre fichier de signature.
      Votre fichier doit être une image en format JPG de dimension maximum 217 x 68 pixels.
    • Lorsque votre fichier de signature est sélectionné, son chemin d’accès apparaît désormais dans le champ Treasurer’s Signature.

      COMMENT CRÉER VOTRE SIGNATURE DIGITALE?
      – Vous devez d’abord scanner votre signature SUR FOND BLANC : une photo n’est PAS recommandée parce que la signature n’apparaît pas sur fond blanc.
      – Ensuite, vous devez la modifier à l’aide d’un logiciel d’édition d’images pour réduire son nombre de pixels et respecter le nombre maximum de 217 x 68.
      – Sinon, les reçus peuvent toujours être signés à la main : ce sera alors 2 signatures par reçu, une pour la copie du donateur tout en haut, et l’autre pour la copie de l’église tout en bas.

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  2. Faites une copie de sauvegarde (backup) de Churchpal.
    Module Settings : gros bouton “Backup/Restore” tout en haut de la fenêtre.
    Pourquoi faire une copie de sauvegarde (un backup) à cette étape?
    Parce qu’une fois que vous aurez imprimé vos reçus ET que vous aurez confirmé qu’ils sont bien imprimés, vous ne pourrez plus revenir en arrière et les imprimer de nouveau.
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  3. Imprimer les reçus à partir de Churchpal.
    NOTE : Churchpal imprime les reçus officiels de dons sur des feuilles vierges format lettre 8 1/2 x 11 pouces.  Vous n’avez plus besoin de feuilles spéciales pré-imprimées avec le logo couleur de l’église.

    • Module Reports.
    • Cliquez sur le rapport “Receipts”.
    • Cliquez sur le bouton radio “All” pour sélectionner TOUS les reçus.
    • Sélectionnez l’étendue de date désirée, soit
      du (From:) 1 janvier 2020
      au (To:) 31 décembre 2020.
    • Cochez la case “Display Logo” pour afficher le logo de l’Église adventiste du septième jour sur les reçus à imprimer.
    • Cliquez sur le bouton “Run”.  Une fenêtre s’ouvre, vous demandant d’indiquer le nom de la ville et de la province où les reçus sont émis : c’est une exigence gouvernementale.
    • Tapez la ville et la province où les reçus sont émis.  Exemple : Montréal, QC
    • Cliquez sur le bouton OK : vos reçus sont désormais affichés à l’écran pour consultation.  VOUS NE LES AVEZ PAS ENCORE IMPRIMÉS !
    • À cette étape-ci, vous devriez déjà avoir vérifié à l’écran vos reçus un par un (en suivant l’étape préliminaire au tout début de cette présente page) et qu’il n’y a pas d’erreur.
    • Une fois que vous avez bien vérifié vos reçus à l’écran, vous pouvez les imprimer sur des feuilles blanches vierges format 8 1/2 x 11 pouces, une page par donateur !
    • Pour imprimer vos reçus sur du papier, choisissez le petit icône d’imprimante avec un point d’interrogation noir (4e sur la gauche).  Cette option va vous permettre de choisir l’imprimante que vous désirez (et non pas celle assignée par défaut par Windows).
    • Une fois vos reçus imprimés, Churchpal vous demande s’ils sont imprimés correctement (Did your receipts print correctly?).
      IL EST POSSIBLE QUE CETTE FENÊTRE SOIT CACHÉE DERRIÈRE UNE AUTRE FENÊTRE 🙁  RECHERCHEZ-LÀ SI VOUS NE LA VOYEZ PAS.
    • Si vous répondez NO, c’est comme si vous ne les aviez jamais imprimés : Churchpal n’enregistre aucune information.  Vous pouvez donc les réimprimer de nouveau.
      SI vous avez répondu NO, VOUS DEVEZ DÉTRUIRE PHYSIQUEMENT TOUS CES REÇUS IMPRIMÉS QUI N’ONT PAS ÉTÉ ENREGISTRÉS DANS LE LOGICIEL CHURCHPAL.
    • Vous devez répondre YES afin que Churchpal enregistre l’information concernant les reçus émis.
      – Vous ne pouvez plus alors les imprimer de nouveau de la même façon. 

      Si le donateur perd son reçu, il faut alors imprimer un reçu de remplacement, et NON lui remettre une copie de son reçu original.  Pour imprimer un reçu de remplacement, cliquez sur le lien “Reprint Receipt” à gauche, quand vous êtes dans le rapport “Receipts” : une fenêtre s’ouvre vous affichant tous les reçus imprimés à ce jour, et vous devez alors sélectionner le reçu que vous voulez remplacer et cliquer sur le bouton “Next” … (suivez les instructions rès similaires à celles que vous avez suivies ci-dessus pour imprimer vos reçus la première fois).
      – Churchpal assigne à chaque don une indication comme quoi un reçu a été imprimé pour ce don.
      – Si d’autres dons se rajoutent par la suite pour un donateur, un autre reçu pourra être imprimé pour ces dons reçus pour lesquels aucun reçu n’a encore été imprimé.
      CONCLUSION: Un donateur peut recevoir plusieurs reçus dans une même année.
    • Coupez et conservez la partie du bas (le dernier tiers) qui représente la copie de l’église locale.
      – Les parties du haut et du milieu vont au donateur.
      ASSUREZ-VOUS QUE VOS COPIES D’ÉGLISE SONT SIGNÉES.
    • Vous avez terminé l’impression des reçus.
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  4. Transmettre électroniquement à la Fédération votre fichier de données Churchpal (après impression des reçus).
    La démarche est très similaire à la transmission électronique de la remise mensuelle :

    • Cliquez sur le module “Month End”.
    • Cliquez le gros bouton “Transmit” sur la droite (dernier au bas d’une série de 4 gros boutons).
    • Choisissez CETTE FOIS-CI le 2e bouton radio “Transmit information for auditing”.
    • Pour que nous sachions que vous avez VOLONTAIREMENT fait cette transmission de fichier, INSCRIRE dans le champ “Notes” le mot “Recus 202X OK” suivi de vos initiales.  Ex.: Recus 2020 OK JR.  Nous saurons alors que vous nous avez délibérément transmis votre fichier de données APRÈS IMPRESSION DES REÇUS.
      Le champ “Notes” ne permet pas d’inscrire des traits d’union “-“.
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Suggestions après l’impression des reçus à partir de Churchpal.

  1. Vous pouvez utiliser des enveloppes à fenêtre #9 qui permettent d’afficher l’adresse du donateur une fois le reçu plié correctement, afin de maintenir la confidentialité des informations lorsque vous les distribuez dans un lieu public, ou pour les envoyer par la poste.
  2. Une lettre ou feuillet peut accompagner les reçus pour remercier vos donateurs de leur confiance et générosité, leur faire part de projets à venir, ou les informer des résultats financiers de votre église locale pour la dernière année.