Instructions sommaires afin de commencer à explorer Churchpal avec confiance

Mis-à-jour mardi 17 mars 2020, 11h30

Les instructions sommaires ci-dessous vont vous aider à explorer AVEC CONFIANCE Churchpal, votre nouvel outil de travail, en lien avec la fermeture de mois dans Churchpal.

Pour les ajustements (comme les frais de banque) et le rapprochement bancaire (module Reconcile), ainsi que pour la fermeture de mois (module Month End), vous devrez attendre les INSTRUCTIONS DÉTAILLÉES D’ICI LA FIN MARS 2020.

Pour ceux et celles qui comprenez l’anglais, consultez le manuel d’utilisateur Churchpal.  Même si c’est la version 2 du logiciel qui y est mentionnée, 80% du contenu correspond aux fonctionnalités de la version 3 actuelle.

1) Un chèque de donateur vous est retourné sans fond ? (NSF – Non Sufficient Fund)

Si le don a été comptabilisé comme chèque (et non comme cash) lors de l’entrée des enveloppes, alors :

  • Module Offerings / Cliquez sur le lien « NSF Cheque Reversal » sur la gauche : une liste de tous les dons par chèque vous est présenté.
  • Sélectionnez le chèque NSF concerné / Next / Choisissez la date imputée à la banque (en cliquant sur la petite flèche vers le bas au centre de la fenêtre) / Next / Finish, et Churchpal crée pour vous d’un seul trait les 3 étapes de l’entrée d’une batch d’UNE ENVELOPPE NÉGATIVE !

2) Vous devez créer un nouveau compte?

Pas compliqué, mais il est important de comprendre et respecter la structure actuelle des comptes pour insérer logiquement votre nouveau compte.

  • Revisionnez (si nécessaire) la formation vidéo : « Churchpal : Charte de comptes » pour comprendre les grandes catégories de comptes, les catégories de l’église locale, les comptes Parent-Enfants, les comptes ne donnant pas droit à un reçu officiel pour don, etc.
  • Module Accounts / Bouton radio “Details” dans la section View située tout la gauche.
  • Sélectionnez un compte similaire à celui que vous voulez créer, et constatez tout à droite comment il est configuré : vous allez vouloir faire pareil !
  • Cliquez sur le bouton New tout en haut à gauche pour créer un nouveau compte, puis sur le bouton Save pour le sauvegarder.

3) Comment entrer mon chèque (déjà fait) de remise mensuelle?

Vous devez attendre, les amis.

  • Le chèque de remise est fait automatiquement lors de la fermeture de mois.
  • Les instructions détaillées sur la fermeture de mois sont toujours en cours de production, et seront disponibles d’ici la fin mars 2020.

4) Pour entrer vos autres chèques.

  • Module cheques.
  • Cliquer le bouton New tout en haut, à gauche, pour accéder à la section tout à droite. 
  • À PARTIR DE CETTE ANNÉE 2020, LES TAXES QUE VOUS PAYEZ SUR VOS FACTURES D’ACHAT DEVRONT IMPUTER LA DÉPENSE À 100% (au lieu de 50% avec l’ancien logiciel).
  • Parce que vous indiquez les montants de taxes dans les cases TPS et TVQ appropriés lors de l’entrée des chèques, le rapport « HST Report » vous permettra d’en calculer les totaux SELON L’ÉTENDUE DE DATE DÉSIRÉE et faciliter ainsi votre réclamation de 50% de chacune des 2 taxes.
  • Également, des instructions s’en viennent pour vous aider à sélectionner, POUR CHAQUE DÉPENSE, le bon numéro de ligne (« Category 1 » et « Category2 ») de la déclaration annuelle T3010.

5) Pour entrer votre budget.

  • Module Accounts.
  • Cliquer sur le bouton radio Budgeting sur la gauche.
  • Cliquer le bouton New tout en haut, à gauche, et la zone grisée sur la droite devient disponible !
  • Churchpal permet de budgéter nos seulement les dépenses, mais aussi les revenus pour chacun de vos comptes.

6) Pour entrer vos allocations.

  • Module Accounts.
  • Cliquer sur le bouton radio Allocations sur la gauche. 
  • Cliquer le bouton New tout en haut, à gauche, et la zone grisée sur la droite devient disponible!
  • GARDEZ TOUJOURS EN TÊTE DE VOUS POSITIONNER EN JANVIER POUR LES ENTRER : quand vous fermerez le mois de janvier, ces allocations (entrées en janvier) seront alors automatiquement reportées le mois suivant (en février), et ainsi de suite (fermeture de mois après fermeture de mois).

7) Pour entrer un transfert.

  • Module Transfers.
  • Cliquer le bouton New tout en haut, à gauche, et la zone grisée sur la droite devient disponible!
  • Churchpal permet de transférer des fonds DE (Transfer From:) : Un seul compte; VERS (Transfer To:) : Plusieurs comptes.

8) Un donateur a perdu son reçu officiel pour dons 2019 ?

Positionnez-vous d’abord dans le bon fichier de données :

  • Module Settings.
  • Cliquez sur le fichier de données “Recus 2019 – NomEglise”.

Ensuite :

  • Module Reports.
  • Cliquez sur le rapport “Receipts”.
  • Cliquez sur le lien “Reprint Receipt” tout en haut, sur la gauche : une liste de tous les reçus imprimés apparaît.
  • Choisissez le reçu à remplacer / Next / Cochez la case « Display Logo on Receipt » pour afficher le logo sur le reçu / Next / Entrer le nom de la ville et province / OK : le reçu de remplacement apparaît à l’écran, prêt pour impression.
  • Après impression et après avoir répondu YES à la question « Did your receipts print correctly? », Churchpal annule l’ancien reçu pour le remplacer par un nouveau reçu avec son propre numéro.  Pour vérifier cela : Module Report / Receipt Summary, et une liste de tous les reçus imprimés apparait, INCLUANT LE REÇU DE REMPLACEMENT TOUT À LA FIN.

* Pour entrer les ajustements bancaires (frais de banque) : module Reconcile.
* Pour fermer le mois de janvier 2020 : module Month End.
* Pour faire le rapprochement bancaire du mois de janvier alors que janvier est fermé dans Churchpal : module Reconcile.

  • Instructions détaillées à venir d’ici fin mars 2020.