Plan de match (PHASE I) pour passer du logiciel Donation Accounting au 31 décembre 2019 au logiciel Churchpal au 1er janvier 2020

En date de dimanche 16 février 2020, 19h00

Voici le plan de match, étape par étape avec des dates cibles d’accomplissement, pour finaliser l’implantation du logiciel Churchpal dans nos églises locales.


ÉTAPE 1 – Démarrage du projet d’implantation du logiciel Churchpal

DATE CIBLE : en tout temps
  • 1a. (Fédération) >  Installer Churchpal.
    Installation à distance (à l’aide de Teamviewer) du logiciel Churchpal sur les ordinateurs des trésoriers d’églises.  Le template étant daté de 2019, il faudra absolument fermer 2019 à un moment donné (étape 3) pour passer en 2020.
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  • 1b. (Trésorier) >  Créer les donateurs.
    Entrer les donateurs un par un dans Churchpal à partir des reçus fictifs générés par Donation Accounting.  Instructions données verbalement lors de l’installation de Churchpal à l’étape précédente.
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  • 1c. (Trésorier) >  Entrer les 4 dépôts de janvier 2020.
    Entrer les enveloppes de dimes et offrandes sous forme de dépôts hebdomadaires.
    Si ce n’est déjà fait, voyez nos trois (3) formations vidéo …
    1- Ce qu’il vous faut comprendre avant de commencer à entrer vos offrandes de janvier 2020 (6m00s)
    2- Charte de comptes (35m43s)
    3- Entrer les enveloppes de dimes et offrandes – (19m07s)De plus, nous avons un Document PDF de 4 pages présentant d’autres points particuliers sur l’entrée des enveloppes.
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  • 1d. (Trésorier) >  Entrer les dépôts de février 2020.
    On continue d’entrer les offrandes.  Rappelez-vous : Churchpal permet d’entrer DANS LE FUTUR les enveloppes !

ÉTAPE 2 – Préparation des soldes de fermeture au 31 décembre 2019, et les entrer dans Churchpal en 2019

DATE CIBLE : d’ici lundi 10 février 2020

ATTENTION : Même si toutes les enveloppes de janvier 2020 ont été entrées, Churchpal est toujours en 2019.  Avant de fermer janvier 2020, il faut fermer 2019 et ainsi rapatrier au 1er janvier 2020 les soldes de 2019.

Les soldes d’ouverture du logiciel Churchpal au 1er janvier 2020 sont tirés des soldes de fermeture du logiciel Donation Accounting au 31 décembre 2019.

Dans DONATION ACCOUNTING

  • 2a. (Trésorier) >  Rapprocher la banque au 31 décembre 2019.
    À l’aide de votre relevé bancaire de décembre 2019, identifier les chèques et dépôts qui sont toujours en circulation.
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  • 2b. (Trésorier) >  Ajuster les soldes de fermeture au 31 décembre 2019.
    Mettre à zéro les soldes négatifs des comptes ET récupérer les allocations non utilisées dans Donation Accounting afin d’établir les soldes de fermeture au 31 décembre 2019.

ATTENTION : Ne fermez pas le mois de décembre 2019 dans Donation Accounting : nous voulons demeurer en 2019 dans Donation Accounting.

Dans CHURCHPAL

  • 2c. (Trésorier) >  Apparier les comptes entre les deux logiciels.
    Faire l’appariement des comptes ayant des soldes de fermeture dans Donation Accounting, avec les comptes de Churchpal.  Par exemple, le compte Réserve dans Donation Accounting correspond à quel compte dans Churchpal?  (Au compte “1020 Réserve – Fonds”).
    Utiliser la Charte de comptes de Churchpal de 10 pages sur notre site web.
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  • 2d. (Trésorier) >  Entrer les soldes de fermeture.
    Entrer dans Churchpal les soldes de fermeture au 31 décembre 2019 à partir de la colonne Current Balance à droite du Rapport Financial Statement de Donation Accounting.

INSTRUCTIONS

  1. Positionnez-vous dans le module Accounts.
  2. Cliquez sur le lien “Beginning Balances” sur la gauche.
  3. Entrez vos soldes de fermeture de Donation Accounting comme soldes d’ouverture dans Churchpal (en utilisant les comptes que vous avez appariés avec vos soldes de fermeture de Donation Accounting).  Le total des comptes Bank Accounts à gauche soit être égal au total des comptes Church Accounts à droite.
    – RAPPELEZ-VOUS DE NE JAMAIS UTILISER LES COMPTES AYANT LEUR DESCRIPTION EN MAJUSCULES.
    – Si vous devez créer un nouveau compte dans Churchpal, on le fera ensemble à l’étape 3 suivante.

QUAND VOUS AVEZ ENTRÉ TOUTES LES OFFRANDES DE JANVIER 2020 ET VOS SOLDES D’OUVERTURE DANS CHURCHPAL (donc, quand vous êtes prêt pour la prochaine étape 3), prenez rendez-vous par courriel avec Jean Renaud à jrenaud@sdaqc.org.


ÉTAPE 3 – Dans Churchpal (fait par la Fédération, à l’aide de Teamviewer) :
– Fermer 2019, ce qui crée les soldes d’ouverture au 1er janvier 2020.
– Produire la remise mensuelle de janvier 2020.
– Débuter la création des reçus 2019.

DATE CIBLE : du lundi 10 février au jeudi 13 février 2020
  • 3a. (Fédération) >  Entrer l’ACTIVATION KEY dans Churchpal.
    Obligatoire pour fermer l’année 2019.
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  • 3b. (Fédération) >  Faire une copie des données de Churchpal et renommer le fichier.
    Il faut copier/coller le présent fichier de données dans le même répertoire que les données actuelles, pour un accès facile, et on le renomme “Recus 2019 – NomEglise“.  Le trésorier va entrer dans cette copie (d’ici la fin de février 2020) les enveloppes fictives des dons 2019 de chaque donateur, afin d’imprimer les reçus officiels pour dons de 2019 (prochaine étape 4).
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  • 3c. (Fédération) >  Retourner dans le fichier Churchpal 2020 pour vérifications et entrées à faire avant de fermer décembre 2019.
    1) Offrandes fictives à entrer en décembre ET À DÉPOSER
    +1$ le 29 décembre, et -1$ le 30 décembre (laisser le 31 décembre pour l’entrée des reçus fictifs 2019) : ça force Churchpal à fermer décembre 2019 (au lieu de janvier 2020) et à rapatrier les soldes de fermeture 2019 en début janvier 2020.
    2) Rapprochement bancaire fictif à faire en décembre 2019
    Ne vous préoccupez pas du message d’erreur du rapprochement bancaire non balancé sur le rapport de remise mensuelle : ÇA VA SE RÉGLER TOUT SEUL APRÈS LA FERMETURE DE JANVIER 2020!
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  • 3d. (Fédération) >  Fermer 2019 dans Churchpal.
    La fermeture de 2019 permet le report des soldes de fin 2019 en début 2020.
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  • 3e. (Fédération) >  Vérifications et entrées à faire en janvier 2020 dans Churchpal.
    1) Distribution 75-15-10% de l’Offrande d’Amour (Budget combiné) à mettre en place EN JANVIER 2020.
    La distribution de l’Offrande d’Amour doit être en place pour le calcul exact de la remise de janvier 2020.
    2) Distribution 75-15-10% de l’Offrande d’Amour (Budget combiné) à mettre en place EN FÉVRIER 2020.
    Au cas où nous n’aurions pas le temps de fermer janvier 2020 (ce qui reporte la distribution de l’Offrande d’Amour dans le mois suivant), elle sera DÉJÀ en place pour le calcul exact de la remise de février 2020.
    3) Entrer le rapprochement bancaire de début 2020.
    Entrer, sous forme d’ajustements dans Churchpal au 1er JANVIER 2020, les chèques et dépôts en circulation de fin décembre 2019 à partir du rapprochement bancaire de fin 2019 de Donation Accounting.

    Account : compte 2300 – Révision – Rappr. bancaire 1er Janv.
    Income : montant du chèque en circulation OU
      Expense : montant du dépôt en circulation.
    Memo : Numéro du chèque – Date format MM/JJ/AA – Nom de la personne/entreprise.
    Category 1 : Non-T3010.
    4) État financier de janvier 2020 fait-il du sens?
    Jeter un coup d’oeil général sur l’état financier de janvier 2020 dans Churchpal: rien qui cloche?
    – Est-ce que la distribution 75-15-10% est bien exécutée pour la remise de janvier 2020?
    – Respect du regroupement Parent-Enfants? 
    Aucun compte EN MAJUSCULES n’a été utilisé.
    – Dépôts entrés correctement?  L
    es dépôts aux livres balancent avec ceux faits à la banque.
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  • 3f. (Fédération) >  NE PAS FERMER JANVIER 2020
    – Aucun impact sur la remise mensuelle transmise électroniquement à la Fédération.
    – Aucun impact sur le rapprochement bancaire de janvier qui sera fait en février.
    – Avec la distribution (Allocation) de l’Offrande d’Amour déjà en place pour la remise de février, nous avons théoriquement jusqu’à l’échéance de la remise de mars, soit le 10 avril, pour compléter la formation de nos trésoriers sur l’entrée des chèques en lien avec la T3010, frais bancaires et rapprochements bancaires.
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  • 3g. (Fédération) >  Transmettre électroniquement la remise de janvier 2020 à la Fédération.
    Le trésorier doit simplement indiquer le bon mois (January) et la bonne année (2020) de sa remise mensuelle.
    – Module “Month End”
    – Cliquez sur le gros bouton “Transmit” sur la droite (dernier au bas d’une série de 4 gros boutons)
    – Utiliser le 1er bouton radio “Transmit month-end information”.
    – NE RIEN INSCRIRE dans le champ “Recipients Name”: ce champ a été désactivé pour le Québec.
    – Écrire s’il y a lieu un commentaire dans le champ “Notes” : les 60 premiers caractères seront lisibles par la personne responsable du traitement des remises mensuelles à la Fédération du Québec.
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  • 3h. (Fédération) >  S’assurer que la version Churchpal 3.5.9.41 est installée.
    Cette version permet
    1) l’impression de reçus officiels pour dons 2019 conformes aux exigences gouvernementales;
    2) l’utilisation du nom de l’église sur le reçu officiel pour dons (AU LIEU DU NOM DE FICHIER “Recus 2019 – NomEglise“), ce qui va permettre de conserver dans le même répertoire les 2 fichiers de données (au lieu de devoir changer de répertoire pour imprimer les reçus 2019);
    3) d’afficher les noms d’églises ayant de LONGUES DESCRIPTIONS dans le nom du fichier de la remise mensuelle transmis électroniquement à la Fédération, ce qui va permettre de les identifier plus facilement.
    La version 3.5.9.41 est disponible depuis mercredi soir 12 février, 22h00.
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  • 3i. (Fédération) >  Débuter l’étape 4 de création des reçus 2019
    Le trésorier sait déjà comment entrer de vrais enveloppes dans Churchpal : il peut donc entrer des enveloppes fictives.

Dans Donation Accounting,
NOUS (la Fédération du Québec) …

    • NOUS faisons la copie AVANT impression des reçus.
      Possible que nous ayons déjà une copie à la Fédération obtenue par courriel de l’étape 2c.
    • NOUS renommons s’il y a lieu l’ancien fichier PDF des reçus 2019 sur le bureau :
      « Churchpal – Donateurs à créer »
    • NOUS imprimons les reçus 2019 de Donation Accounting dans un fichier PDF : « Churchpal – Reçus 2019 à créer » (Maximum Number of Receipts in a Group : 999)
      Ces reçus ne serviront pas.  L’objectif ici est de pouvoir connaître le MONTANT TOTAL des reçus à entrer dans Churchpal : ce montant apparaît à la fin du Receipt List Report de Donation Accounting.
    • NOUS prenons note du montant total des reçus 2019 à entrer dans Churchpal (du rapport Receipt List Report)
      Dans Donation Accounting : Report Menu / Receipts / Receipt List Report / View, et le MONTANT TOTAL apparaît tout à la fin.
    • NOUS faisons la copie APRÈS impression des reçus
      Par précaution.  Les vrais reçus officiels seront ceux produits par Churchpal, mais c’est rassurant de voir qu’ils sont les mêmes que ceux qui auraient été produits par Donation Accounting.
    • NOUS rapatrions à la Fédération les copies AVANT et APRÈS impression des reçus.

Dans Churchpal (dans le fichier « Recus 2019 – NomEglise »),
NOUS (la Fédération du Québec) …

    • NOUS effaçons les dépôts de 2020 déjà entrés (pour être bien certain qu’il n’y aura aucune confusion entre les 2 fichiers de données dans le même répertoire).
    • NOUS créons un compte Churchpal # 2350 – Total des dons 2019 afin d’entrer les reçus 2019 de façon globale (un seul montant total par donateur), sans entrer les détails (dîme, offrande#1, offrande #2, etc.).
      Les détails proviendront du Donor Summary Report de Donation Accounting qui pourra être imprimé et accompagner le reçu officiel de Churchpal.
    • NOUS modifions les comptes par défaut pour n’afficher que le compte Churchpal # 2350 – Total des dons 2019 :
      – Module Settings
      – Cliquer sur Church Settings en haut, à gauche.
      – Cliquez sur le 3e onglet “Accounting”.
      – Effacer les comptes actuels avec se positionnant devant le compte et en appuyant la touche DELETE du clavier.
      – Sélectionner le compte Churchpal # 2350 – Total des dons 2019.
      – Cliquer sur SAVE.
    • Dans le module Offerings, choisir la date du 31 décembre 2019, et cliquer sur NEW pour créer le dépôt fictif du 31 décembre 2019.
    • NOUS entrons le montant total du dépôt (obtenu à la fin du Receipt List Report), en simulant que tout est “cash” (pour simplifier l’entrée des enveloppes fictives).
    • NOUS entrons 2-3 reçus de façon globale avec le trésorier pour montrer comment faire.

Le trésorier peut désormais continuer seul à entrer ses reçus 2019, et passer à l’étape 4 suivante.


ÉTAPE 4 – Imprimer les reçus officiels pour dons 2019 avant la date limite du 29 février 2020

DATE CIBLE : du lundi 17 février jusqu’au jeudi 27 février 2020

Le trésorier entre dans Churchpal une enveloppe fictive globale par donateur correspondant au total des dons 2019, pour ensuite imprimer les reçus officiels pour dons 2019.

NOTE : C‘est la Fédération qui imprime les reçus des groupes (Companies) qui utilisent son numéro d’enregistrement (Centre Chrétien Adventiste, Drummondville, House of Hope, Il Est Écrit – Multimedia, Mont-Laurier, Oasis Worship Center, Rigaud, Saguenay, Slavic, Ururembo et Warwick).  Les trésoriers de ces groupes entrent les enveloppes fictives mais N’IMPRIMENT PAS LES REÇUS : ils transmettent électroniquement à la Fédération leur fichier de données après avoir entré les enveloppes fictives; la Fédération imprimera et signera les reçus, et les leur retournera ou les enverra directement par la poste selon les directives du trésorier.

Les reçus 2019 sont entrés DE FAÇON GLOBALE

  • 4a. (Trésorier) >  Se positionner dans le fichier de données “Recus 2019 – NomEglise”.
    Il faut quitter temporairement le fichier actuel des données 2020 dans Churchpal, pour accéder au fichier de données Churchpal “Recus 2019 – NomEglise” créé à l’étape 3b (avant la fermeture de 2019).
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  • 4b. (Trésorier) >  Entrer AU 31 DÉCEMBRE 2019 dans Churchpal (fin 2019) les enveloppes fictives des dons 2019.
    Entrer les enveloppes fictives de chaque donateur en utilisant un seul montant global pour le compte Churchpal # 2350 – Total des dons 2019 créé à l’étape 3 précédente.
    Le dépôt a déjà été entré précédemment (étape 3i), d’un montant total correspondant au total des reçus fictifs du Receipt List Report de Donation Accounting.
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  • 4c. (Trésorier) >  Vérifier qu’il n’y a pas eu d’erreur dans l’entrée des données.
    Pour s’assurer qu’il ne s’est pas trompé de donateur OU de montant, le trésorier doit comparer les données dans Churchpal avec celles de Donation Accounting:
    Dans Churchpal :
    afficher à l’écran les reçus et les comparer UN PAR UN avec …
    Dans Donation Accounting :
    … les reçus dans le Receipt List Report.
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  • 4d. (Trésorier) >  Imprimer les reçus officiels pour dons.
    Cliquez sur la procédure d’impression des reçus officiels.
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PHASE II (ex-étape 5) – Finalisation de la formation Churchpal

DATE CIBLE : à compter de fin-février, début-mars 2020

Rendu à cette étape, pour la majorité des églises,
– la remise de janvier 2020 est faite.
– les reçus 2019 sont imprimés.
– les enveloppes de février 2020 sont entrées et la remise de février est sur le point de se faire, sans avoir besoin de fermer les mois de janvier et février.
– le mois de janvier 2020 n’est pas fermé.
– aucun chèque ni frais bancaire ni rapprochement bancaire n’a été fait/entré.

Voyez la page web : PLAN DE MATCH – PHASE II – Pour comprendre ce que nous allons faire d’ici fin mars 2020.