Comment faire un transfert dans Donation Accounting

Si vous utilisez Donation Account, la procédure est la suivante pour transférer des fonds et ajuster les soldes aux livres :

  • Main Menu / Entry Menu / Transfer
  • Entrer le code du fonds général (la réserve ou le budget local) tout en haut à gauche.
  • Cliquer OK (on accepte ainsi le numéro de référence proposé pour ce transfert).
  • Entrer ZÉRO comme montant du transfert dans le champ au milieu de l’écran, en haut. En réalité, on veux laisser l’ordinateur nous donner à la toute fin du transfert le montant total à transférer, puis on utilise ce montant pour remplacer ce ZÉRO initial.
  • Entrer, pour chaque ligne du transfert, le code du compte ET le montant EN SIGNE OPPOSÉ. Donc, si le montant que l’on veut mettre à zéro est négatif dans le Financial Statement, on l’entre positif. Et vice-versa.
  • Après avoir entré une ligne, l’ordinateur propose sur la ligne suivante le montant total du transfert (voulant compenser le zéro entré initialement). Modifier donc ce montant proposé si vous avez d’autres lignes à entrer, mais …
  • … quand vous avez terminé, vous utilisez ce montant proposé en l’entrant à la place du zéro initial MAIS EN INVERSANT LE SIGNE.

De toute façon, si ça ne balance pas, le logiciel ne permettra pas d’enregistrer ce transfert.

Si on se rend compte par la suite qu’il y a une erreur, il faut retourner à cette transaction de transfert (Main Menu / Entry Menu / Transfer Entry) en entrant le code de départ (RÉSERVE) et le numéro de référence du transfert (généralement le ou un numéro précédent à celui affiché à l’écran). On peut aussi afficher le rapport des transferts pour trouver ce numéro de référence : Report Menu / Transfer.