Modifier vos reçus officiels vierges pour dons en ajoutant l’expression “Location receipt issued”

La procédure à suivre (pour ajouter cet élément d’information sur les reçus vierges) implique :
1) D’ABORD modifier vos reçus vierges actuels en imprimant cet élément d’information DIRECTEMENT sur les reçus (alors qu’ils sont encore vierges).
2) ENSUITE, imprimer les reçus officiels pour dons comme d’habitude, en utilisant ces reçus vierges avec cet élément d’information additionnelle imprimée dessus.

VOTRE DÉFI :
Chaque trésorier utilise une imprimante différente.  Il faudra donc d’abord faire quelques tests d’impression de reçus officiels AVEC CE NOUVEL ÉLÉMENT D’INFORMATION AJOUTÉE pour confirmer l’alignement de l’imprimante.

Voici la procédure ÉTAPE PAR ÉTAPE.

ÉTAPE #1

Télécharger les 2 fichiers suivants :
1) un fichier PDF (lisible par Acrobat Reader) et
2) un fichier WORD (Microsoft).
Vous voulez ces 2 fichiers SUR VOTRE ORDINATEUR.  Normalement, les fichiers téléchargés se retrouvent sous le répertoire “Téléchargements” de votre ordinateur.

  • Concernant le fichier PDF
    • Le lieu MONTRÉAL est déjà inscrit dans le fichier PDF: ça devrait donc répondre aux besoins de nos églises qui sont sur Montréal.
    • Si le lieu proposé (MONTRÉAL) ne correspond pas à votre lieu, faites quand même les étapes 2 à 5 suivantes pour confirmer la justesse de l’alignement.
    • Si ça fonctionne, simplement aviser Jean Renaud par courriel qui vous enverra directement le fichier PDF corrigé avec le bon nom de lieu inscrit.
  • Concernant le fichier WORD
    • Si le fichier PDF ne fonctionne pas pour vous, ceux et celles parmi vous QUI VOUS DÉBROUILLEZ BIEN avec l’ordinateur pouvez utiliser le fichier Word.
    • Vous travaillez alors à partir du fichier Word original sur lequel vous pouvez micro-ajuster les espacements, modifier le lieu, et faire ça à votre goût !

ÉTAPE #2

Imprimer 5-10 copies du fichier PDF téléchargé sur des feuilles blanches pour faire un premier test d’alignement de votre imprimante.

  • TRÈS IMPORTANT d’utiliser le bouton radio “Taille réelle” dans les options d’impression d’Acrobat Reader.  Habituellement, on préfère l’option “Ajuster” mais pas dans ce cas-ci.

ÉTAPE #3

Assurez-vous d’avoir les bons paramètres dans Donation Accounting comme configuration d’imprimante pour l’impression des reçus.

  • D’abord cliquer sur le gros bouton Report Settings for Receipts : à partir du menu principal, Report Menu / Receipts, puis cliquer sur ce bouton Report Settings for Receipts en haut, à la droite de l’écran.
  • Ensuite, assurez-vous qu’il n’y a AUCUNE MARGE UTILISÉE : elles (gauche, droite, haut, bas) devraient toutes être à zéro.
  • Le “Line Height Multiplier” devrait être, lui, à 100.

ÉTAPE #4

Imprimer un vrai reçu officiel 2018, à partir de vos données 2018, EN UTILISANT COMME REÇUS VIERGES LES FEUILLES IMPRIMÉES À L’ÉTAPE #2 à partir du fichier PDF ou Word.

  • Bien sûr, on parle ici d’imprimer un reçu BIDON qui sera détruit après impression.
  • On fait un test d’alignement : PRINT MENU / RECEIPT
  • Inscrire le chiffre 1 dans le champ “Maximum number of receipts in a group” (en remplacement du 50)
  • Appuyer sur le bouton PRINT : vous allez obtenir 5 fenêtres de message :
    • Répondez YES au Message 1 de 5 (importance de faire un backup avant)
    • Répondez YES au Message 2 de 5 (tout entré?)
    • Répondez YES au Message 3 de 5 (infos OK?)
    • Répondez YES au Message 4 de 5 (comment faire un test)
    • Répondez YES au Message 5 de 5 (Imprimer)
    • Répondre NO à la question : “… reçus 1 à 1 sont-ils imprimés avec succès?”
    • Cliquez sur OK pour quitter la procédure d’impression de reçus officiels.

ÉTAPE #5

Vérifier l’alignement du reçu qui vient d’être imprimé à l’étape précédente.

  • Est-ce que ce nouvel élément d’information ajouté (Location receipt issued) s’insère bien entre les lignes des trois (3) reçus 2018 pour dons sur une même page ?
  • Si OUI,
    • ça veut donc dire que la procédure d’alignement actuelle fonctionne bien pour vous : vous êtes capable d’ajouter ce nouvel élément d’information sur vos reçus vierges TOUT EN RESPECTANT L’ALIGNEMENT.
    • Il vous suffit désormais d’utiliser ces reçus modifiés comme formulaires vierges pour l’impression habituelle des reçus officiels 2018 pour don.
    • Si le lieu “MONTREAL” doit être modifié, simplement aviser Jean Renaud par courriel qui vous enverra directement le fichier PDF corrigé avec le bon nom de lieu inscrit.
  • Si NON,
    • est-ce que vous vous débrouillez avec l’ordinateur?
      • Si OUI, utilisez le fichier Word et apportez les micro-ajustements nécessaires pour aligner ce nouvel élément d’information à vos reçus officiels.  Modifiez, s’il y a lieu, le lieu “MONTREAL”.
      • Si NON, il faut contacter Jean Renaud pour la suite.

ÉTAPE #6

Uen fois l’alignement confirmé, refaire l’étape #2 avec tous vos reçus vierges en main afin d’ajouter ce nouvel élément d’information (Location receipt issued) sur tous vos reçus vierges : vous utilisez désormais ces reçus vierges modifiés (avec l’ajout du lieu) pour imprimer vos reçus officiels pour don.