Comment empêcher l’impression de reçus officiels pour don avec adresses incomplètes ?

Début 2019, lors de l’impression des reçus officiels 2018 pour don, lorsque vous afficherez à l’écran la liste des reçus à imprimer, notez les donateurs avec adresse incomplète et DÉCOCHER LA CASE « PRINT RECEIPT » de ces donateurs.

ÉTAPE #1 : NOTEZ LES DONATEURS AVEC ADRESSE INCOMPLÈTE

  • Main Menu
  • Report Menu
  • Receipts
  • View pour VISUALISER À L’ÉCRAN À QUOI EXACTEMENT RESSEMBLERONT LES REÇUS qui seront imprimés.

 

ATTENTION: Ne pas appuyer sur le bouton PRINT à partir de cet écran.
Il ne faut pas imprimer à partir de cet écran de visualisation qui affiche à quoi ressembleront vos reçus.

 

  • FAITES DÉFILER LA LISTE DES REÇUS POUR TROUVER CEUX DONT LES ADRESSES SONT INCOMPLÈTES.

ÉTAPE #2 : DÉCOCHER LA CASE « PRINT RECEIPT » de ces donateurs avec adresse incomplète

  • Maintenance Menu
  • Identity Maintenance
    • Select Name (pour choisir le donateur sans adresse complète), et décocher la case « Print Receipt ».

Si un donateur vous fournit (en retard) son adresse postale complète après l’impression des reçus et/ou après la fermeture de l’année

Il y a toujours moyen d’imprimer le reçu dans Donation Accounting à partir du répertoire C:\EMSDA\2018 (créé automatiquement par le logiciel quand vous fermez l’année).

  • Utility Menu
  • Change Setup Working Directory
    • Cliquez 2 fois sur le répertoire 2018 pour accéder aux données 2018.

Une fois dans les données 2018:

  • Maintenance Menu
  • Identity Maintenance
    • Select Name (pour choisir le donateur avec l’adresse complète désormais connue);
    • Modifier l’adresse du donateur, et
    • Cocher la case « Print Receipt ».

Imprimez ensuite les reçus comme d’habitude.  Les donateurs qui auront été nouvellement cochés pour l’impression de leur reçu S’AJOUTERONT À LA LISTE DES REÇUS DÉJÀ IMPRIMÉS!  Facile.

NE PAS OUBLIER d’envoyer à la Fédération un nouveau backup de vos données APRÈS IMPRESSION DES REÇUS afin que nous ayons en main toujours la dernière version avec tous les reçus.