3. DATE LA PLUS HÂTIVE pour fermer l’année comptable dans Churchpal

La date la plus hâtive pour fermer décembre dans Churchpal est vers la mi-janvier, soit
– après vous être assuré qu’il n’y a aucun chèque NSF (sans provision) de donateur;
– après le traitement en décembre du dépôt d’Adventist Giving début janvier; et
– après la réception du relevé bancaire de décembre pour votre rapprochement bancaire de décembre
.

De plus, vous n’êtes pas obligé d’imprimer les reçus officiels pour dons avant de fermer l’année.  Churchpal permet l’impression, dans l’année en cours, de reçus officiels de l’année précédente!

Vous pouvez fermer le mois de décembre (et donc fermer l’année dans Churchpal) si
1) aucun chèque de donateur reçu en fin d’année ne vous a été retourné par la banque sans provision;
2) tous vos dépôts ont bien été enregistrés aux livres dans l’année courante, incluant celui d’Adventist Giving déposé en début d’année suivante; et
3) tous vos rapprochements bancaires ont été faits, incluant celui de  décembre.

1) Aucun chèque de donateur reçu en fin d’année ne vous a été retourné par la banque sans provision (après les avoir déposé généralement dans les premiers jours de l’année suivante).

  • Donc, si le dernier dépôt de l’année contient un chèque, vous devrez attendre quelques jours après l’avoir déposé pour laisser le temps au système bancaire de vous informer s’il est sans provision ou non.
  • Si le dernier dépôt de l’année contient aucun chèque (seulement de l’argent liquide), cette condition ne s’applique pas !
  • Si le chèque d’un don comptabilisé en décembre vous est retourné sans provision (NSF) au début janvier, vous devez corriger vos livres de décembre et exclure ce don (sans provision) du reçu d’impôts du donateur concerné.  Nous sommes tenus par la loi d’imprimer des reçus d’impôts dont les montants reflètent avec exactitude les sommes réellement reçues.

2) Tous vos dépôts ont été enregistrés aux livres, incluant celui d’Adventist Giving déposé en début d’année suivante.

  • Un donateur peut donner par carte de crédit sur Adventist Giving dans le confort de son foyer à 23h59 le 31 décembre, et espérer recevoir un reçu officiel pour don de la même année.
  • Ce don de dernière minute apparaîtra sur le rapport Adventist Giving du début du mois suivant.  Même si ce don est déposé en janvier dans le compte bancaire de l’église, ce don appartient au mois de décembre, et doit donc être traité en décembre dans Churchpal.
  • La même logique s’applique, par exemple, à un chèque d’un donateur reçu en main propre le 31 décembre au soir par le trésorier, ou  par la poste en début d’année suivante.  Même si ces chèques de dernière minute sont déposés en janvier, ils appartiennent au mois de décembre de l’année précédente.

3) Tous vos rapprochements bancaires ont été faits.

  • Les différences de dépôt bancaire affectant peut-être un donateur ont donc toutes été corrigées s’il y a lieu.
  • Si vous n’avez pas accès à vos transactions bancaires en ligne (et donc à vos dépôts du mois de décembre), vous devrez attendre jusqu’à la mi-janvier pour obtenir votre relevé bancaire papier de fin décembre.