DATE LA PLUS HÂTIVE pour fermer l’année comptable dans Churchpal

31 décembre 2021

La date la plus hâtive pour fermer décembre dans Churchpal est vers la mi-janvier, soit
– après vous être assuré qu’il n’y a aucun chèque NSF (sans provision) de donateur;
– après le traitement en décembre du dépôt bancaire d’Adventist Giving début janvier; et
– après la réception du relevé bancaire de décembre pour votre rapprochement bancaire de décembre
.

RAPPELEZ-VOUS : Vous pouvez fermer l’année dans Churchpal et imprimer l’année suivante les reçus officiels pour dons de l’année précédente : vous n’êtes pas obligé d’imprimer les reçus officiels pour dons avant de fermer l’année !

Vous pouvez fermer le mois de décembre (et donc fermer l’année dans Churchpal) si
1) aucun chèque de donateur reçu en fin d’année ne vous a été retourné par la banque sans provision;
2) tous vos dépôts ont bien été enregistrés aux livres dans l’année courante, incluant celui d’Adventist Giving déposé en début d’année suivante; et
3) tous vos rapprochements bancaires ont été faits, incluant celui de décembre.

Voici les explications.

1) Aucun chèque de donateur reçu en fin d’année ne vous a été retourné NSF (sans provision) par la banque (après les avoir déposé généralement dans les premiers jours de l’année suivante).

  • Si le dernier dépôt de l’année contient un chèque, vous devrez attendre quelques jours après l’avoir déposé pour laisser le temps au système bancaire de vous informer s’il est sans provision ou non.  Si le dernier dépôt de l’année contient aucun chèque (seulement de l’argent liquide), cette condition ne s’applique pas !
  • Si le chèque d’un don comptabilisé en décembre vous est retourné sans provision (NSF) au début janvier, vous devez corriger vos livres de décembre et exclure ce don (sans provision) du reçu d’impôts du donateur concerné.  Nous sommes tenus par la loi d’imprimer des reçus d’impôts dont les montants reflètent avec exactitude les sommes réellement reçues.
  • COMMENT CORRIGER DANS CHURCHPAL UN CHÈQUE NSF D’UN DONATEUR ?
    Module Offerings : cliquer sur le lien « NSF Cheque Reversal » sur la gauche.  Une liste de tous les chèques de donateurs depuis le début de l’utilisation du logiciel Churchpal apparait à l’écran.
    Cliquer sur l’entête de la colonne désirée pour trier cette liste par n’importe quelle colonne et faciliter ainsi votre recherche.
    Cliquer sur le chèque NSF du donateur que vous voulez comptabiliser (chèque que vous savez être sans fonds).
    Cliquer sur le bouton « Next » en bas à droite de la fenêtre.  Un champ apparaît, vous permettant de choisir la date à laquelle le chèque NSF apparaît comme « Effet refusé » sur votre relevé bancaire.
    Choisir la date.
    Cliquer sur le bouton « Next » en bas à droite de la fenêtre.
    Cliquer sur le bouton « Finish » en bas à droite de la fenêtre.  Churchpal crée  automatiquement un dépôt négatif à la date choisie qui renverse ce chèque NSF en affectant le donateur ET les comptes originaux utilisés.

2) Tous vos dépôts ont été enregistrés aux livres, incluant celui d’Adventist Giving déposé en début d’année suivante.

  • Un donateur peut donner sur Adventist Giving dans le confort de son foyer à 23h59 le 31 décembre, et espérer recevoir un reçu officiel pour don cette même année.
  • Ce don de dernière minute apparaîtra sur le rapport Adventist Giving du début du mois suivant.  Même si ce don est déposé en janvier dans le compte bancaire de l’église, ce don appartient au mois de décembre, et doit donc être traité en décembre dans Churchpal.
  • La même logique s’applique, par exemple, à un chèque d’un donateur reçu en main propre le 31 décembre au soir par le trésorier, ou  par la poste en début d’année suivante.  Même si ces chèques de dernière minute sont déposés en janvier, ils appartiennent au mois de décembre de l’année précédente.

3) Tous vos rapprochements bancaires ont été faits.

  • Une différence de dépôt bancaire pendant l’année pourrait affecter un donateur : il faut donc corriger toutes ces différences avant la fermeture de l’année.
  • Si vous n’avez pas accès à vos transactions bancaires en ligne (et donc à vos dépôts du mois de décembre), vous devrez attendre jusqu’à la mi-janvier pour obtenir votre relevé bancaire papier de fin décembre.