Ajuster les SOLDES DE FERMETURE aux livres en fin d’année afin qu’ils soient SIGNIFICATIFS

31 décembre 2021

QU’EST-CE QU’UN SOLDE de fermeture SIGNIFICATIF?
Le solde de fermeture d’un fonds (ex.: Jeunesse; Évangélisation; Service à la communauté; etc.) devient significatif quand il représente le montant DÉFINITIVEMENT ALLOUÉ / réservé à ce fonds.  Le montant de ce solde est RESTREINT à ce fonds : on ne peut pas utiliser ce montant à d’autres fins que celui désigné par ce fonds dans lequel il se trouve.

POURQUOI les ajuster? 
Parce que les soldes de fermeture aux livres en fin d’année deviennent les soldes d’ouverture de l’année suivante dans vos états financiers.  Si vous ne les corrigez pas,

  • ces soldes d’ouverture seront faux et ne signifieront donc rien TOUT AU LONG DE L’ANNÉE SUIVANTE; et
  • ces soldes d’ouverture étant faux, ils affecteront vos soldes de fermeture de l’année suivante qui, eux aussi, seront faux et ne signifieront rien dans vos états financiers TOUT AU LONG DE L’ANNÉE SUIVANTE.

COMMENT les ajuster ? 
En faisant des transferts de correction de montants entre fonds
– pour mettre à zéro, par exemple, des soldes de fermeture négatifs en fin d’année; ou
– pour récupérer des montants non utilisés qui avaient été alloués (budgétés) en début d’année dans le budget annuel.

Dans ce dernier cas (récupérer des montants alloués/budgétés mais non utilisés), l’église locale doit décider par vote de l’usage de ces montants restreints (alloués dans divers fonds dans le cadre d’un budget ANNUEL) qui ne sont finalement pas utilisés dans l’année budgétaire :
les montants budgétés restants sont-ils
– reportés l’année suivante ?  Donc, on les laisse là où ils sont, et ils deviennent des montants restreints aux fonds dans lesquels ils se trouvent l’année suivante.
OU
– récupérés / rapatriés / transférés à un fonds général comme le fonds de réserve ou le budget local ?  Donc, on les enlève par transfert de là où ils sont, et ils deviennent des montants non restreints l’année suivante (pouvant être utilisés à toute autre fin décidé par le comité d’église).


COMMENT FAIRE UN TRANSFERT DANS CHURCHPAL ?

– Cliquer sur le module Transfers dans Churchpal.
– Cliquer le bouton New tout en haut, à gauche : la zone grisée sur la droite devient disponible !
– Transférer des fonds DE (Transfer From:) : Un seul compte; VERS (Transfer To:) : Plusieurs comptes.
– Vérifier ensuite si les transferts ont ajusté correctement vos soldes de fermeture en affichant le rapport Financial Summary au 31 décembre.  Par exemple, les soldes de fermeture qui étaient négatifs avant les transferts de correction ne devraient plus l’être.