Comment restreindre à une région spécifique l’accès d’un utilisateur ACT!

PRINCIPE : 
On veut restreindre l’accès des utilisateurs ACT! bénévoles aux contacts qui appartiennent à leurs régions respectives seulement.

COMMENT :
On utilise la fonction ÉQUIPE (“Team”) dans ACT!.

  1. En assignant chaque contact à une ÉQUIPE, seuls les membres de cette équipe peuvent accéder à ce contact.
  2. En rendant les utilisateurs membres d’une ou de plusieurs équipes, on limite l’accès de ces utilisateurs aux équipes assignées.

FONCTIONNEMENT :
– CHAQUE ÉQUIPE est logiquement associée à une région géographique (administrative).  Donc, 17 ÉQUIPES sont créées dans ACT! pour chacune des 17 régions administratives du Québec, en plus de

  • EQUIPE #21 – Canada (Hors Québec)
  • EQUIPE #22 – Antilles
  • EQUIPE #23 – Europe
  • EQUIPE #24 – USA
  • EQUIPE #30 – BIDON

– L’administration (Lydia, France, Sylvain ou Jean) rend chaque utilisateur ACT! membre d’au moins une ÉQUIPE.

  • Exemple : L’usager ACT! « Gisele » est membre de l’ÉQUIPE #16 (correspondant à la région 16 – Montérégie).
  • Exemple : L’usager ACT! « Joel » est membre de l’ÉQUIPE #03 (correspondant à la région 03 – Capitale Nationale)

– Tous les contacts dans la banque de données ACT! doivent être systématiquement assignés à une ÉQUIPE.  Cette action a été faite en vrac en juin 2015, et devrait être effectuée lors de la création de chaque nouveau contact, que ce soit par l’administration ou par les utilisateurs bénévoles.

CONSÉQUENCES AU NIVEAU DE LA CONFIGURATION DES UTILISATEURS ACT!

  • Les utilisateurs ACT! bénévoles sont membres de “Team(s)” qui correspondent à leur(s) région(s) assigné(s).  Le bénévole qui s’occupe, par exemple, de la région 16 est assigné dans ACT! à la “Team” 16, et ne devrait voir que les contacts de sa région 16.
  • Pour avoir accès à tous les contacts de la banque de données, les utilisateurs Lydia, France et Sylvain doivent être membres de toutes les équipes!

RÉSULTAT :
En plus des contacts de sa région 16, le bénévole « Gisele » voient aussi
– les quelques contacts qui n’ont pas été assignés (par mégarde) à une ÉQUIPE, ainsi que
– la dizaine de contacts correspondant à la dizaine d’utilisateurs ACT! avec licence.

REMARQUE :
C’est une fonctionnalité non modifiable de ACT! : chaque utilisateur ACT! est aussi un contact “public”.  Autrement dit, les contacts Salut Québec, Gisele, Gary, Sylvain, etc.  apparaissent sur la liste des contacts régionaux de chaque utilisateur ACT!


SOMMAIRE
Quand on crée un nouveau contact, il faut obligatoirement lui assigner deux (2) choses:
1) Sa région.  Si l’administration (Lydia, France, etc.) ne la connaît pas, elle lui assigne la région “30 – Bidon” en attentant de lui assigner sa bonne région.  Pour les utilisateurs bénévoles, il ne devrait pas y avoir de doute puisqu’ils oeuvrent exclusivement dans leur région respective.
2) Son équipe.  Elle est toujours la même que la région; cette fonctionnalité restreint l’accès au contact à l’utilisateur ACT! de cette région.  Si on n’assigne pas d’équipe au contact, tous les utilisateurs ACT! auront accès à ce contact jusqu’à ce qu’une équipe lui soit assignée pour en restreindre l’accès.


EN D’AUTRES MOTS:
– SI UN CONTACT N’EST PAS ASSIGNÉ À AU MOINS UN « TEAM », il est automatiquement catégorisé comme « public », et par conséquence tous les utilisateurs ACT! peuvent le voir dans leur liste.  Voilà pourquoi il est important de toujours assigner chaque contact à un « Team » (équipe) correspondant à la région administrative où le contact est localisé.
– TOUS LES CONTACTS / UTILISATEURS ACT! sont publics.  C’est une fonctionnalité non modifiable de ACT! : quand on crée un utilisateur (pour accéder à la banque de données), on doit créer un contact qui lui est associé.  Ces contacts-utilisateurs ACT! sont publics et donc visibles pour tous les utilisateurs.  Autrement dit, les contacts Salut Québec, Gisele, Gary, Sylvain, etc.  apparaissent dans chaque région administrative.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *