Supprimer contacts après délai échu – lettre pour reprendre contact envoyée, sans réponse

PRINCIPE :
L’utilisateur crée une seule tâche pour l’administration concernant plusieurs contacts à supprimer, mais l’administration reçoit une tâche séparée pour chaque contact à supprimer.

SUGGESTION :
Travailler sur 10-15 contacts à la fois, pour ne pas faire d’erreur de masse.

1. D’abord s’assurer de n’avoir devant soi à l’écran que les contacts concernées, soit ceux ayant la Réceptivité « Lettre envoyée … ».

  • Choisir n’importe quel contact et se mettre n mode vue « Contact »
  • Positionner son curseur sur le champ « Réceptivité »
  • Cliquez avec le bouton droit de la souris : un menu contextuel apparaît.
  • Sélectionnez « Planifier une activité » / TO-DO : une fenêtre s’ouvre
  • Vous ¸etes maintenant en mode de vue “Liste” avec un nombre restreint de contacts correspondant au critère recherché

2. S’assurer qu’il n’y a pas d’activités pertinentes en cours

  • Se positionner en mode de vue « Contact » (et non en mode de vue « liste »)
  • Sélectionner le premier contact en haut de la liste
  • Sélectionner l’onglet « Activités » au bas de l’écran
  • Cliquer sur le bouton Flèche vers la droite jusqte à la droite du nombre de contacts sélectionnés, en haut de l’écran pour visionner les contacts un par un et constater qu’il n’y a pas d’activité en cours.
  • Lors de ce visionnement des 10-15 contacts, s’Il y a une activité en cours qui justifie la non-suppression d’un contact, prendre alors note du nom du contact à ne pas supprimer.

3. Ensuite, s’assurer que la lettre envoyée date bien d’au moins 3 mois

  • Demeurer en mode de vue « Contact »
  • Sélectionner l’onglet « Historique » à la gauche de l’onglet Activité de l’étape précédente:
  • On peut donc scanner les contacts un par un et constater que la lettre envoyée date bien de plus de 3 mois
  • S’Il y a une activité en cours qui justifie la non-suppression du contact, on prend alors note du nom du contact à ne pas supprimer

4. Sélectionner les contacts à supprimer

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