ACT! Méthodes et procédures – Principes de fonctionnement

 

6 juin 2017

NE PLUS SUPPRIMER AUCUN CONTACT

  • Pourquoi?  Pour préserver les statistiques historiques (ex.: nombre de Bible envoyés; etc.)
  • Les contacts “à supprimer” (mais qui ne le seront finalement pas) possèdent un des 4 statuts suivants:
    • Adventiste
    • Contact jamais rejoint
    • Décédé
    • 0 – Pas intéressé

COMMENT TRANSFÉRER LES ACTIVITÉS D’UN UTILISATEUR ACT! À UN AUTRE (quand il y a un changement de bénévole dans une région donnée)

  • Le plus simple : Supprimer l’utilisateur ACT!.
    • Lors de la suppression de l’utilisateur ACT!, l’option de transférer ses activités va nous être offerte.
    • Le “Contact Creator” sera conservé, mais le “Contact Manager” sera modifié
    • Puisque le “Contact Creator” est conservé, NE PAS OUBLIER de donner le bon nom de contact AVANT de le supprimer comme utilisateur ACT!
    • AVANT DE SUPPRIMER, s’assurer que l’utilisateur ACT! n’a pas de contact “privé”.  Ses contacts privés ne peuvent être identifiés qu’en entrant dans ACT! sous la licence de cet utilisateur : l’administrateur ne peut pas voir les contacts privés.
    • La supression va aussi éliminer toute autre chose privée (activité, note, historique).
    • On peut supprimer l’utilisateur ACT! sans supprimer le contact auquel il est rattaché!
  • Le plus long : Modifier chaque activité, UNE ACTIVITÉ À LA FOIS!

Des méthodes et procédures sont constamment mises en place et révisées pour administrer efficacement notre SYSTÈME DE GESTION DE LA RELATION AVEC LES AUDITEURS.

Leur localisation
Nos méthodes et procédures sont présentement hébergées, jusqu’à avis contraire, sur le site web de la Fédération du Québec, sous le département Technologie de l’Information.

Deux (2) catégories de personnes
Nos bénévoles et représentants régionaux initient surtout des contacts personnalisés auprès des auditeurs. L’administration, elle, joue plutôt un rôle de coordination et de planification auprès des bénévoles.  Tous travaillent à l’aide d’outils technologiques qui nécessitent des directives écrites.

Accès sécurisé restreint aux personnes concernées
La présente information n’est pas nécessairement confidentielle, mais nous préférons pour l’instant limiter sa diffusion, et la restreindre en fonction des 2 catégories de personnes.

Accès sécurisé différent selon le type de personne

  1. Bénévoles et représentants régionaux
    • Niveau d’accès “MEMBER”.
    • En place pour 15 bénévoles (benevole1 à benevole15).
    • RESTRICTIONS:
      • Ne peut pas supprimer un contact
      • Ne peut pas assigner un contact à une équipe (Team)
      • Chaque bénévole est assigné à au moins une équipe (Team), ce qui restreint l’accès aux seuls contacts de leur(s) région(s).
  2. Administration
    • Niveau d’accès “AUTHOR” (qui inclut le niveau d’accès “MEMBER”).
    • En place pour Lydia (secretaire1), France (secretaire2) et Sylvain.

Ne plus supprimer de contact (devenu inactif)


Avis envoyé par courriel aux personnes ayant un accès sécurisé
Toute personne ayant un accès sécurisé à nos méthodes et procédures reçoit au moment de sa création le courriel suivant.

OBJET DU COURRIEL
Procédures IEÉ-Multimedia – Suivi ACT! à l’attention des bénévoles et représentants régionaux

CONTENU DU COURRIEL
Cher ##Name##,

Je t’ai créé un accès personnalisé au site web de la Fédération afin que tu puisses accéder aux informations qui concernent le suivi ACT!

Ces informations ne sont pas disponibles au public.  Tu dois obligatoirement y avoir un droit d’accès.

Pour y accéder, tu n’as qu’à aller à la page web suivante : Site Web et entrer les coordonnées ci-dessous :

##User name:##
##Password:##

Ga 6:9 Ne nous lassons pas de faire le bien ; car nous moissonnerons au temps convenable, si nous ne nous relâchons pas.

Sylvain Duval & Jean Renaud
Responsables du SYSTÈME DE GESTION DE LA RELATION AVEC LES AUDITEURS
Il Est Écrit – Multimedia

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