ANCIEN Fonctionnement général – Vue d’ensemble – Stratégie

Version 1.01

CHAQUE INDIVIDU qui entre en contact avec IEÉ (Il Est Écrit – Multimedia) voit ses coordonnées disponibles enregistrées dans une banque de données avec toutes les activités qu’il génère : appels téléphoniques, courriels et lettres pour des demandes d’offre du jour (livres, études bilbiques), demandes de prière, envois postaux, dons, et communications diverses.

De son côté, IEÉ met sur pied une équipe de bénévoles qui contactent CHAQUE INDIVIDU pour mesurer son niveau de réceptivité à l’Évangile :

  • très intéressé
  • intéressé
  • peu intéressé
  • pas intéressé

Chaque bénévole connait les valeurs de notre système de gestion des relations avec les intéressés, et se voit assigner une région administrative du Québec.  Des sous-régions par arrondissement et/ou quartier sont établies pour les régions de Montréal et de Laval, étant donné la forte densité de population et le grand nombre de contacts à téléphoner.

Notre système de gestion des relations avec les intéressés nécessite l’utilisation d’outils technologiques.  Chaque outil technologique nécessite la création et la mise à jour de méthodes et procédures d’utilisation pour les bénévoles et l’administration.

Lorsque le bénévole travaille SUR PLACE, il peut
– téléphoner de n’importe quel bureau libre dans le bâtiment pour une conversation confidentielle.
– accéder à la banque de données pour inscrire des notes à partir d’un ordinateur portable branché au réseau interne sans fil du bâtiment.

L’objectif technologique ultime est de permettre à CHAQUE BÉNÉVOLE de pouvoir TRAVAILLER À PARTIR DE LA MAISON avec

  • un ordinateur portable (“thin client” sans intelligence: il doit être connecté au serveur pour pouvoir fonctionner),
  • une licence ACT! (qui permet d’identifier la source des modifications, activités et historiques à la banque de données, en plus de pouvoir assigner et se faire assigner des tâches personnalisées)
  • un poste téléphonique virtuel via l’application X-Lite (“softphone” qui convertit l’ordinateur portable en un téléphone physique permettant des appels téléphoniques),
  • un casque d’écoute de qualité (pour que la voix du bénévole soit claire, et l’écoute de l’interlocuteur compréhensible) ,
  • l’afficheur IL EST ÉCRIT (nom qui apparaît sur le téléphone de la personne contactée), et
  • une boîte vocale personnalisée au nom du bénévole (pour éviter à l’administration de devoir noter et retransmettre des messages).

Une première phase va consister à mettre à jour la banque de données centrale qui contient des noms qui n’ont pas été contactés depuis plusieurs années.  Les bénévoles doivent donc non seulement contacter d’abord les nouveaux intéressés, mais aussi reprendre contact avec les anciens intéressés afin de mesurer le niveau de réceptivité de tous les contacts de la banque de données, et en épurer les noms devenus inutiles.


VERSIONS – Historique des changements

Version 1.01 – 1er novembre 2015 (version actuelle)

  • Corrections cosmétiques pour clarifier le texte.

Version 1.0 – 20 août 2015

  • Premier brouillon.

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