zz – VISION GLOBALE

Version 1.0 (20 août 2015)

SYSTÈME DE GESTION DE LA RELATION AVEC LES AUDITEURS

VISION
Établir, dans chacune des 17 régions administratives du Québec en aval, une succursale “sur le terrain” aux valeurs semblables à la maison-mère en amont, qui personnalise davantage notre service auprès des auditeurs du programme Il Est Écrit, et qui agit comme RELAIS auprès des églises locales.

MISSION
Construire une relation personnalisée à long-terme avec les auditeurs du programme Il Est Écrit, jusqu’à ce que la personne soit disposée par le Saint-Esprit à aller plus loin, soit au travers des études bibliques en ligne ou par correspondance ou en personne, ou en participant à un petit groupe de soutien dans sa région.

STRATÉGIE
Chaque personne qui entre en contact avec IEÉ (Il Est Écrit – Multimedia) voit ses coordonnées enregistrées dans une banque de données. De plus, toutes les activités de relation sont également enregistrées: appels téléphoniques, courriels et lettres pour des demandes d’offre du jour (livres, études bilbiques), demandes de prière, envois postaux, dons, et communications diverses.

De son côté, IEÉ développe une équipe de bénévoles qui contactent chaque personne pour mesurer sa réceptivité à l’Évangile:

  • très intéressé
  • intéressé
  • peu intéressé
  • pas intéressé

Chaque bénévole est formé et conscient des valeurs de notre système de gestion de la relation avec nos auditeurs, et se voit assigner une région administrative du Québec.  Un classement par quartier pour les régions de Montréal et de Laval est en cours pour permettre d’y assigner plusieurs bénévoles à la fois, étant donné la densité de population et le grand nombre de contacts à téléphoner.

Côté technologie, chaque bénévole peut téléphoner de n’importe quel bureau libre dans le bâtiment sur Rosemont pour une conversation confidentielle. Un ordinateur portatif branché au réseau interne sans fil lui est fourni pour inscrire ses notes dans la banque de données centrale ACT!.  L’accès à la banque de données est restreint à sa région désignée.

L’objectif ultime est de permettre à CHAQUE BÉNÉVOLE de TRAVAILLER DE LA MAISON avec

  • un ordinateur portatif “thin client”,
  • une licence ACT! pour identifier les tâches, activités et historiques,
  • un poste virtuel (softphone) permettant des appels téléphoniques,
  • un casque d’écoute,
  • l’afficheur indiquant IL EST ÉCRIT, et
  • une boîte vocale personnalisée à son nom.

La première étape consiste à mettre à jour la banque de données centrale qui contient des noms qui n’ont jamais été contactés depuis 5-10-15 ans.  Les bénévoles doivent donc d’abord contacter les nouveaux, mais aussi reprendre contact avec les anciens intéressés de leur région assignée afin de mesurer la réceptivité de chacun et épurer autant que possible la banque de données.


VERSIONS – Historique des changements

Version 1.0 (version actuelle) – 20 août 2015

  • Premier brouillon qui inclut aussi les valeurs (à regrouper/reformuler) mises en évidences en marge de droite, avec un calendrier des prochaines étapes situé plus bas, sous les valeurs.

VALEURS FONDAMENTALES

Ces valeurs doivent affecter favorablement le comportement de l’administration, des bénévoles et des représentants régionaux.

1) Évangélisation par l’amitié au travers une relation authentique (offrir un service d’accompagnement personnalisé).

2) Écoute active afin d’identifier les besoins des gens (en posant les bonnes questions).

3) Respect du cheminement spirituel de la personne (arrêter de vendre notre salade; ne pas sauter les étapes dans l’accompagnement de la personne).

4) Formation pour tous.

5) Équiper nos meilleurs (perfectionnement).

6) Méthodes communes de fonctionnement (environnement structuré).

7) Travail d’équipe qui favorise la créativité et l’amélioration des méthodes et procédures.

 


CALENDRIER À VENIR

2015/08 – Succursale Capitale-Nationale mise en place.

2015/10 – Nouveau serveur plus robuste et sécuritaire pour accès à distance.

2015/12 – Déploiement de cinq (5) succursales : Montréal-Laval; Montérégie; Laurentides; Capitale-Nationale; Gaspésie-Saguenay.

2016/03 –

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