Fonctionnement général – Vue d’ensemble – Stratégie

La banque de données ACT! contient environ 10 000 CONTACTS (9466 au 6 juin 2017).
Les contacts sont répartis en RÉGIONS ADMINISTRATIVES
- 17 régions administratives au Québec, en plus de
- 4-5 régions hors Québec (Canada, Europe, Antilles, USA, etc.) et
- une région « Bidon » quand on ne sait pas à quelle région appartient un contact.
Les bénévoles UTILISATEURS ACT! sont assignés à une ou plusieurs régions.
Les restrictions d’accès sont déterminées par l’appartenance à des ÉQUIPES (Team).
Chaque équipe (team) représente une région.
Chaque bénévole utilisateur ACT! est assigné à une ou plusieurs équipes.
Chaque contact est assigné à une région de par le champ « Région », ET à une équipe (Team) de par son niveau d’accès.
Chaque contact voit donc son « Niveau d’accès = Restreint » (parce qu’assigné à une équipe), sauf …
… sauf les contacts utilisateurs ACT! (23 en date du 6 juin 2017) avec « Niveau d’accès = Public« .
- Chaque bénévole utilisateur ACT! correspond par défaut à un contact dont le « Niveau d’accès = Public ».
- Théoriquement, cette vingtaine de contacts (correspondant aux utilisateurs ACT!) devraient donc être les seuls à apparaître dans toutes les régions.
Chaque bénévole utilisateur ACT! entre en communication (par téléphone, courrier, courriel) avec chaque contact de sa région afin de lui assigner UN des statuts suivants (mutuellement exclusifs) :
- 0 – Pas intéressé
- 1-3 – Peu intéressé
- 4-7 – Intéressé
- 8-10 – Très intéressé
- Adventiste – Membre (identifié comme adventiste ayant déjà appelé pour commander quelque chose ou pour faire un don)
- Adventiste – Pasteur
- Adventiste – Relais (membre d’église désigné comme 1ère personne ressource à qui on transfère – souvent par courriel – la responsabilité du suivi local)
- Adventiste – Soldat (membre d’église fortement complice dans ce projet de suivi des intéressés et donc disponible pour aider: ex.: aller visiter)
- Décédé
- NE VEUT PLUS ÊTRE CONTACTÉ (le contact nous l’a clairement exprimé)
- Prise de contact – par lettre – en attente (une lettre a été ou sera envoyée, et on attend après un feedback)
- Tentative contact – 1^er (1er essai pour rejoindre le contact, souvent effectué par téléphone par le bénévole)
- Tentative contact – 2^e (2e essai pour rejoindre le contact, souvent effectué par téléphone par le bénévole)
- Tentative contact – 3^e(3e essai pour rejoindre le contact, souvent effectué par téléphone par le bénévole)
- Tentative contact – 4^e(4e essai pour rejoindre le contact, souvent effectué par téléphone par le bénévole)
- Tentative contact – jamais rejoint (impossible de le rejoindre par téléphone ou courrier)
- Travail de recherche à faire (identifier correctement la région; vérifier l’adresse postale; nom déjà existant dans la banque de données?; etc.)
- Utilisateur ACT! (la vingtaine de personnes utilisant ACT! et dont le nom est accessible à tous de par le design même du logiciel ACT!)
Des « groupes dynamiques » permettent aux utilisateurs ACT! de regrouper et quantifier en temps réel les contacts PAR RÉGION selon ces différents statuts énumérés ci-dessus.
L’OBJECTIF ULTIME est de catégoriser le STATUT de tous les contacts de la banque de données :
- Qui est « Très intéressé », « Intéressé », « Peu intéressé » et « Pas intéressé » ? COMBIEN PAR RÉGION ?
- Sinon le contact est
  - soit adventiste,
  - soit décédé ou
  - soit ne veut plus être contacté ou
  - soit en attente d’être catégorisé (il y a eu prise de contact par lettre ou diverses tentatives de contact par téléphone ou courriel :1er-2e-3e-4e, et on attend la suite) ou
  - soit il y a un certain travail de recherche à faire.
- Si le champ STATUT est vide, c’est parce qu’aucune communication personnalisée (téléphone, courriel, lettre) n’a encore été établie avec ce contact pour déterminer son intérêt : ce contact est donc « À contacter ».

Mis à jour le 28 septembre 2017