Fonctionnement général – Vue d’ensemble – Stratégie
- La banque de données ACT! contient environ 10 000 CONTACTS (9466 au 6 juin 2017).
- Les contacts sont répartis en RÉGIONS ADMINISTRATIVES
- 17 régions administratives au Québec, en plus de
- 4-5 régions hors Québec (Canada, Europe, Antilles, USA, etc.) et
- une région « Bidon » quand on ne sait pas à quelle région appartient un contact.
- Les bénévoles UTILISATEURS ACT! sont assignés à une ou plusieurs régions.
- Les restrictions d’accès sont déterminées par l’appartenance à des ÉQUIPES (Team).
- Chaque équipe (team) représente une région.
- Chaque bénévole utilisateur ACT! est assigné à une ou plusieurs équipes.
- Chaque contact est assigné à une région de par le champ « Région », ET à une équipe (Team) de par son niveau d’accès.
- Chaque contact voit donc son « Niveau d’accès = Restreint » (parce qu’assigné à une équipe), sauf …
- … sauf les contacts utilisateurs ACT! (23 en date du 6 juin 2017) avec « Niveau d’accès = Public« .
- Chaque bénévole utilisateur ACT! correspond par défaut à un contact dont le « Niveau d’accès = Public ».
- Théoriquement, cette vingtaine de contacts (correspondant aux utilisateurs ACT!) devraient donc être les seuls à apparaître dans toutes les régions.
- Chaque bénévole utilisateur ACT! entre en communication (par téléphone, courrier, courriel) avec chaque contact de sa région afin de lui assigner UN des statuts suivants (mutuellement exclusifs) :
- 0 – Pas intéressé
- 1-3 – Peu intéressé
- 4-7 – Intéressé
- 8-10 – Très intéressé
- Adventiste – Membre (identifié comme adventiste ayant déjà appelé pour commander quelque chose ou pour faire un don)
- Adventiste – Pasteur
- Adventiste – Relais (membre d’église désigné comme 1ère personne ressource à qui on transfère – souvent par courriel – la responsabilité du suivi local)
- Adventiste – Soldat (membre d’église fortement complice dans ce projet de suivi des intéressés et donc disponible pour aider: ex.: aller visiter)
- Décédé
- NE VEUT PLUS ÊTRE CONTACTÉ (le contact nous l’a clairement exprimé)
- Prise de contact – par lettre – en attente (une lettre a été ou sera envoyée, et on attend après un feedback)
- Tentative contact – 1er (1er essai pour rejoindre le contact, souvent effectué par téléphone par le bénévole)
- Tentative contact – 2e (2e essai pour rejoindre le contact, souvent effectué par téléphone par le bénévole)
- Tentative contact – 3e (3e essai pour rejoindre le contact, souvent effectué par téléphone par le bénévole)
- Tentative contact – 4e (4e essai pour rejoindre le contact, souvent effectué par téléphone par le bénévole)
- Tentative contact – jamais rejoint (impossible de le rejoindre par téléphone ou courrier)
- Travail de recherche à faire (identifier correctement la région; vérifier l’adresse postale; nom déjà existant dans la banque de données?; etc.)
- Utilisateur ACT! (la vingtaine de personnes utilisant ACT! et dont le nom est accessible à tous de par le design même du logiciel ACT!)
- Des « groupes dynamiques » permettent aux utilisateurs ACT! de regrouper et quantifier en temps réel les contacts PAR RÉGION selon ces différents statuts énumérés ci-dessus.
- L’OBJECTIF ULTIME est de catégoriser le STATUT de tous les contacts de la banque de données :
- Qui est « Très intéressé », « Intéressé », « Peu intéressé » et « Pas intéressé » ? COMBIEN PAR RÉGION ?
- Sinon le contact est
- soit adventiste,
- soit décédé ou
- soit ne veut plus être contacté ou
- soit en attente d’être catégorisé (il y a eu prise de contact par lettre ou diverses tentatives de contact par téléphone ou courriel :1er-2e-3e-4e, et on attend la suite) ou
- soit il y a un certain travail de recherche à faire.
- Si le champ STATUT est vide, c’est parce qu’aucune communication personnalisée (téléphone, courriel, lettre) n’a encore été établie avec ce contact pour déterminer son intérêt : ce contact est donc « À contacter ».
Mis à jour le 28 septembre 2017