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Liste des documents nécessaires à la révision financière d’une église locale

  1. RELEVÉS BANCAIRES
    • Douze (12) relevés bancaires couvrant la période du 1er janvier au 31 décembre de l’année vérifiée.
    • Relevé bancaire du premier mois (janvier) de l’année suivante.
  2. BORDEREAUX DE DÉPÔTS
    • Habituellement un par semaine / par dépôt avec l’étampe de la banque.
    • Sinon, votre bordereau de dépôt sans étampe si vous utilisez le service “Dépôt de nuit”.
  3. CHÈQUES
    • Habituellement sous forme de photocopies recto-verso reçues avec le relevé bancaire mensuel.
  4. PIÈCES JUSTIFICATIVES DES DÉBOURSÉS (factures et reçus)
    • Classées par numéro ascendant de chèque (et non classées par mois ou par fournisseur).
  5. PLACEMENT(S)
    • Confirmation de vos placements à l’aide d’un document officiel.
  6. DETTE(S)
    • S’il y a lieu, confirmation de dette à l’aide d’un document officiel.
    • S’il y a lieu, le relevé de compte du “Revolving Fund” de l’Union du Canada.
  7. ENVELOPPES DE DONS (Dîmes et offrandes)
    • Regroupées par semaine.
    • Chaque regroupement d’enveloppes justifie un dépôt bancaire.
  8. REÇUS OFFICIELS DE DONS (pour fins d’impôts des particuliers)
    • Copies de l’église : chaque reçu doit être signé.
  9. BUDGET DES DÉPENSES de l’année
    • Copie du budget approuvé (voté) par l’église.
  10. VOTES AUTORISANT LES DÉPENSES NON BUDGETÉES
    • Entre autres, s’il y a lieu, les dépenses majeures inhabituelles.
  11. BACKUP DE FIN DÉCEMBRE, APRÈS IMPRESSION DES REÇUS
    • Souvent, il est déjà transmis à la Fédération par courriel.

Message d’erreur “Year-end archival backup failed–folder 201X already exists. Cannot close the month at this time.”

SOLUTION :
Renommer (ou effacer) le sous-répertoire 201X.

Le message d’erreur est très explicite : « folder 201X already exists ».  Donc, le répertoire c:\emsda\201X existe déjà alors que 201X n’est pas encore fermé.

La procédure de fin d’année dans Donation Accounting implique la création d’un répertoire de sauvegarde dont le nom (du répertoire) correspond à l’année 201X fermée : si ce répertoire existe déjà, ça cause ce message.

Comment est-ce possible (que le répertoire 201X existe déjà) alors que l’année n’est toujours pas fermée?  C’est parce que l’utilisateur a voulu fermer l’année à un moment donné SANS ALLER JUSQU’AU BOUT DU PROCESSUS.  Le répertoire a donc été créé alors que Donation Accounting est demeuré en 201X.

COMMENT renommer le sous-répertoire 201X déjà créé?
En utilisant le système d’exploitation Windows!  Avec Explorer, on recherche le répertoire EMSDA habituellement situé sur le lecteur (disque rigide) C.  Sous ce répertoire EMSDA, on recherche le répertoire 201X, puis soit on le renomme, soit on l’efface.

NOTE: On peut vouloir le renommer (au lieu de l’effacer) afin de conserver temporairement ce répertoire 201X contenant une copie de sécurité récente, au cas où on en aurait besoin, jusqu’à ce que le processus de fin d’année soit parfaitement complété.  Ensuite, on l’efface.  Si on le laisse là, on doit pouvoir se souvenir que son contenu n’est pas officiel : ce qui est officiel est le vrai répertoire 201X créé à la fermeture de l’année, quand Donation Accounting passe vraiment dans l’année suivante 201Y.

Fermer l’année dans Donation Accounting

Fermer l’année dans Donation Accounting se fait de la même façon que fermer un mois.

Les conséquences de fermer le mois de décembre sont par contre différentes:
– Les soldes de fermeture de tous les comptes deviennent les soldes d’ouverture.
– Les données financières des donateurs sont effacées (remises à zéro).
– Une sauvegarde AUTOMATIQUE des données est effectuée dans un sous-répertoire portant le nom de l’année fermée. Ex.: C:\EMSDA\2018.  Ces données sont désormais accessibles par le programme via Utility Menu / Change Setup Working Directory, et vous sélectionnez l’année désirée.

Comment résoudre le message d’erreur “Year-end archival backup failed–folder 201X already exists. Cannot close the month at this time.” ?

SAUVEGARDE (BACKUP) APRÈS IMPRESSION DES REÇUS à envoyer à la Fédération

Quand vous remettez les reçus aux donateurs, saisissez l’occasion pour …

Quand vous remettez les reçus aux donateurs, saisissez l’occasion pour …

  1. Créer une lettre d’accompagnement
    • Remerciements.
    • Projets à venir.
    • Réalisations accomplies.
  2. Fournir le détail de la distribution des dons reçus
    • Print Menu / Report Menu / Receipts / Donor’s Summary Report
    • Les donateurs prennent connaissance du montant de la dîme versée, et le distribution de leurs offrandes.
  3. Utiliser une enveloppe à fenêtre numéro 9
    • Permet de poster les reçus non remis en main propre.
    • Plus professionnel en cachant les informations personnelles dans une enveloppe.

Impression des reçus officiels pour don

D’abord, avez-vous suivi toutes les étapes précédentes nécessaires avant l’impression des reçus ?

  1. Assurez-vous d’enregistrer tous les dons qui appartiennent à l’année civile en cours.
    (Connaissez-vous la DATE LIMITE à laquelle un donateur peut faire un don à être traité dans une année civile ?)
  2. Faites ensuite un rapprochement bancaire au 31 décembre.
    (Peut-on déposer l’année suivante des dons appartenant à l’année civile précédente ?)
  3. Assurez-vous que les soldes de fermeture de fin d’année de vos comptes soient SIGNIFICATIFS en les mettant à zéro s’il y a lieu.
  4. Assurez-vous que les reçus officiels pour dons sont PRÊTS à imprimer.
    (Si les adresses postales sont incomplètes, comment empêcher leur impression?)
  5. Modifier vos reçus officiels vierges pour dons en ajoutant l’expression “Location receipt issued”

Une fois les étapes précédentes complétées, voici la marche à suivre pour imprimer les reçus officiels pour don.

ÉTAPE #1
Assurez-vous d’abord d’avoir en main suffisamment de reçus vierges.

Vous avez besoin de 150% du nombre de reçus que vous allez émettre.  Exemple: Vous savez que vous allez imprimer 140 reçus : ça vous prend donc 210 reçus vierges (140 * 150%).

ÉTAPE #2
Si un test d’impression de reçu officiel n’a pas encore été fait, faites-en un en imprimant un reçu BIDON qui sera détruit après impression.

  • PRINT MENU / RECEIPT
  • Inscrire le chiffre 1 dans le champ “Maximum number of receipts in a group” (en remplacement du 50)
  • Appuyer sur le bouton PRINT : vous allez obtenir 5 fenêtres de message :
    • Répondez YES au Message 1 de 5 (importance de faire un backup avant de poursuivre)
      Si vous ne l’avez pas encore fait, FAITES-LE.
    • Répondez YES au Message 2 de 5 (tout entré?)
    • Répondez YES au Message 3 de 5 (infos OK?)
    • Répondez YES au Message 4 de 5 (comment faire un test)
    • Répondez YES au Message 5 de 5 (Imprimer)
  • Répondre NO à la question : “… reçus 1 à 1 sont-ils imprimés avec succès?”
  • Cliquez sur OK pour quitter la procédure d’impression de reçus officiels.

Ce qu’on recherche dans ce test d’impression d’un reçu officiel, c’est trois (3) reçus sur une même page dont l’alignement respecte

  • le logo de l’église pré-imprimé
  • les micro-perforations permettant de séparer la page en 3 reçus séparés.

ÉTAPE #3
Imprimez votre premier lot.
Si le test d’impression d’un reçu officiel a été concluant (à l’ÉTAPE #2 précédente), vous êtes désormais prêt à imprimer vos reçus officiels.
Suivez attentivement les directives de chacun des 5 messages afin de vous assurer que tout est bien en place parce que UNE FOIS LE PROCESSUS D’IMPRESSION COMMENCÉ, VOUS NE POUVEZ PLUS REVENIR EN ARRIÈRE.

  • Déterminer le nombre de reçu par lot.
    • Connaissez-vous le nombre total de reçus officiels que vous allez imprimer?
      • Vous le savez par la procédure précédente : Assurez-vous que les reçus officiels pour dons sont PRÊTS à imprimer.
      • Exemple #1 : Vous savez que vous avez 310 reçus officiels à imprimer.
        • Si vous concervez le nombre 50 proposé par défaut, vous aurez donc 7 lots à imprimer: 6 lots de 50, et un lot de 10.
        • Si vous modifier légèrement le nombre 50 par, disons, 52, vous aurez cette fois-ci 6 lots de 52 reçus à imprimer.
      • Exemple #2: Vous savez que vous avez 35 reçus à imprimer.
        • Si vous concervez le nombre 50 proposé par défaut, vous aurez donc 1 seul lot à imprimer de 35 reçus.  Si vous vous trompez lors de l’impression, vous devrez jeter tous ces 35 reçus et recommencer.
        • Si vous modifier le nombre 50 par 12, vous aurez cette fois-ci 3 lots de reçus : 2 lots de 12 reçus, et 1 lot de 11 reçus.  Si vous vous trompez, ça fait moins mal de détruire 12 reçus que d’en détruire 35, surtout si notre nombre de reçus vierges en main est limité.
    • 50 est le nombre proposé dans le champ “Maximum number of receipts in a group” : c’est un nombre raisonnable, mais vous pouvez le réduire à 30 ou même 15 ou moins encore …
      • … SI LA CAPACITÉ DE L’ALIMENTEUR DE PAPIER DE VOTRE IMPRIMANTE EST LIMITÉE (certaines imprimantes ne peuvent imprimer qu’une vingtaine de pages à la fois);
      • … si vous avez moins de 50 reçus à imprimer.  Si vous vous trompez lors de l’impression, ça fait moins mal de détruire un petit lot de reçus que de détruire tous les reçus que vous devez imprimer (à cause d’une simple erreur), surtout si notre nombre de reçus vierges en main est limité.
  • Appuyer sur le bouton PRINT : vous allez obtenir 5 fenêtres de message :
    • Message 1 de 5 (importance de faire un backup avant) : L’AVEZ-VOUS FAIT?
      • Si NON, répondez NO pour terminer le processus d’impression des reçus, et FAITES UN BACKUP (Utility Menu / Backup).  Ensuite, recommencer l’impression.
      • Si OUI, répondez YES (pour poursuivre l’impression des reçus)
    • Message 2 de 5 (tout entré?) : juste un rappel que vous ne pouvez plus entrer d’offrandes en décembre une fois l’impression des reçus d’impôts démarrée.
      • Si NON, répondez NO pour terminer le processus d’impression des reçus, et entrer les offrandes manquantes.  Ensuite recommencer l’impression.
      • Si OUI, répondez YES (pour poursuivre l’impression des reçus)
    • Message 3 de 5 (informations relatives à l’église émettrice des reçus sont conformes?) : normalement, on se pose cette question la toute première fois qu’on imprime les reçus.  Puis, les années suivantes, les choses n’ayant pas changé, ces informations devraient être exactes.  VÉRIFIER QUAND MÊME : est-ce que les information de l’église sont exactes?
      • Si NON, répondez NO pour terminer le processus d’impression des reçus, et apporter les corrections (Utility Menu / Configuration / …).  Ensuite recommencer l’impression.
      • Si OUI, répondez YES (pour poursuivre l’impression des reçus)
    • Message 4 de 5 (comment faire un test d’impression pour vérifier l’alignement) : Avez-vous fait ce test d’impression?  C’est fondamental : vous ne voulez pas imprimer des lots de reçus qui ne sont pas alignés pour ensuite devoir les jeter 🙁 La procédure à suivre (pour faire un test d’impression de reçu officiel) est expliqué à l’ÉTAPE #2 précédente.
      • Si NON, répondez NO pour terminer le processus d’impression des reçus, et faites un test d’impression (ÉTAPE #2 précédente).  Ensuite recommencer l’impression.
      • Si OUI, répondez YES (pour poursuivre l’impression des reçus)
    • Répondez YES au Message 5 de 5 (Imprimer)
      • C’EST PARTI : Donation Accounting imprime votre premier lot de reçus officiels, la quantité dépendant du nombre choisi au début de l’étape (généralement 50, mais peut être moins selon vos besoins / désirs).

ÉTAPE #4
Vérifier que ce premier lot a bien été imprimé avec succès, et poursuivre avec les lots suivants s’il y a lieu.

  • À la question : “… reçus 1 à XX sont-ils imprimés avec succès?”, NE RÉPONDEZ PAS.  ATTENDEZ QUE TOUS VOS REÇUS SOIENT IMPRIMÉS avant de répondre à la question.
    • Vérifier vos reçus officiels imprimés.  Vous avez deux (2) listes de reçus :
      • Le premier groupe de reçus imprimés représente les reçus officiels à remettre aux donateurs : le même reçu avec le même numéro de série unique, 3 fois sur une même page, plusieurs pages de suite.
      • Le deuxième groupe de reçus imprimés représente votre copie des reçus officiels à bien conserver dans vos dossiers : 3 reçus différents sur une même page (puisque vous n’avez besoin que d’une copie).
    • SI CE LOT DE REÇUS OFFICIELS N’EST PAS BIEN IMPRIMÉ (papier bloqué, encre manquante pendant l’impression, etc.), il faut RÉPONDRE NO à la question : “… reçus 1 à XX sont-ils imprimés avec succès?”
      • Parfois, votre imprimante peut bloquer et ne pas imprimer correctement tout le lot 🙁
      • En répondant NO, vous vous retrouvez au point de départ comme si ce lot n’avait jamais été imprimé.  Corrigez ce qui a causé la mauvaise impression (papier, encre, etc.), et recommencez l’impression.
      • VOUS DEVEZ DÉTRUIRE LES REÇUS OFFICIELS partiellement imprimés.
    • SI CE LOT DE REÇUS OFFICIELS EST BIEN IMPRIMÉ , assurez-vous d’avoir suffisamment de reçus vierges, et RÉPONDEZ YES.
      • En répondant YES, le prochain lot s’imprime immédiatement.
      • Le lot précédent ne peut plus être imprimé de nouveau (à moins de restaurer un backup)
      • La logique se poursuit avec la même question : “… reçus XX à YY sont-ils imprimés avec succès?”, NE RÉPONDEZ PAS.  ATTENDEZ QUE TOUS VOS REÇUS SOIENT IMPRIMÉS avant de répondre à la question.
    • Retournez au début de la présente ÉTAPE #4 pour poursuivre l’impression jusqu’à ce que tous vos reçus soient imprimés.

ÉTAPE #5
Quand vous remettez les reçus aux donateurs, saisissez l’occasion pour …

Modifier vos reçus officiels vierges pour dons en ajoutant l’expression “Location receipt issued”

La procédure à suivre (pour ajouter cet élément d’information sur les reçus vierges) implique :
1) D’ABORD modifier vos reçus vierges actuels en imprimant cet élément d’information DIRECTEMENT sur les reçus (alors qu’ils sont encore vierges).
2) ENSUITE, imprimer les reçus officiels pour dons comme d’habitude, en utilisant ces reçus vierges avec cet élément d’information additionnelle imprimée dessus.

VOTRE DÉFI :
Chaque trésorier utilise une imprimante différente.  Il faudra donc d’abord faire quelques tests d’impression de reçus officiels AVEC CE NOUVEL ÉLÉMENT D’INFORMATION AJOUTÉE pour confirmer l’alignement de l’imprimante.

Voici la procédure ÉTAPE PAR ÉTAPE.

ÉTAPE #1

Télécharger les 2 fichiers suivants :
1) un fichier PDF (lisible par Acrobat Reader) et
2) un fichier WORD (Microsoft).
Vous voulez ces 2 fichiers SUR VOTRE ORDINATEUR.  Normalement, les fichiers téléchargés se retrouvent sous le répertoire “Téléchargements” de votre ordinateur.

  • Concernant le fichier PDF
    • Le lieu MONTRÉAL est déjà inscrit dans le fichier PDF: ça devrait donc répondre aux besoins de nos églises qui sont sur Montréal.
    • Si le lieu proposé (MONTRÉAL) ne correspond pas à votre lieu, faites quand même les étapes 2 à 5 suivantes pour confirmer la justesse de l’alignement.
    • Si ça fonctionne, simplement aviser Jean Renaud par courriel qui vous enverra directement le fichier PDF corrigé avec le bon nom de lieu inscrit.
  • Concernant le fichier WORD
    • Si le fichier PDF ne fonctionne pas pour vous, ceux et celles parmi vous QUI VOUS DÉBROUILLEZ BIEN avec l’ordinateur pouvez utiliser le fichier Word.
    • Vous travaillez alors à partir du fichier Word original sur lequel vous pouvez micro-ajuster les espacements, modifier le lieu, et faire ça à votre goût !

ÉTAPE #2

Imprimer 5-10 copies du fichier PDF téléchargé sur des feuilles blanches pour faire un premier test d’alignement de votre imprimante.

  • TRÈS IMPORTANT d’utiliser le bouton radio “Taille réelle” dans les options d’impression d’Acrobat Reader.  Habituellement, on préfère l’option “Ajuster” mais pas dans ce cas-ci.

ÉTAPE #3

Assurez-vous d’avoir les bons paramètres dans Donation Accounting comme configuration d’imprimante pour l’impression des reçus.

  • D’abord cliquer sur le gros bouton Report Settings for Receipts : à partir du menu principal, Report Menu / Receipts, puis cliquer sur ce bouton Report Settings for Receipts en haut, à la droite de l’écran.
  • Ensuite, assurez-vous qu’il n’y a AUCUNE MARGE UTILISÉE : elles (gauche, droite, haut, bas) devraient toutes être à zéro.
  • Le “Line Height Multiplier” devrait être, lui, à 100.

ÉTAPE #4

Imprimer un vrai reçu officiel 2018, à partir de vos données 2018, EN UTILISANT COMME REÇUS VIERGES LES FEUILLES IMPRIMÉES À L’ÉTAPE #2 à partir du fichier PDF ou Word.

  • Bien sûr, on parle ici d’imprimer un reçu BIDON qui sera détruit après impression.
  • On fait un test d’alignement : PRINT MENU / RECEIPT
  • Inscrire le chiffre 1 dans le champ “Maximum number of receipts in a group” (en remplacement du 50)
  • Appuyer sur le bouton PRINT : vous allez obtenir 5 fenêtres de message :
    • Répondez YES au Message 1 de 5 (importance de faire un backup avant)
    • Répondez YES au Message 2 de 5 (tout entré?)
    • Répondez YES au Message 3 de 5 (infos OK?)
    • Répondez YES au Message 4 de 5 (comment faire un test)
    • Répondez YES au Message 5 de 5 (Imprimer)
    • Répondre NO à la question : “… reçus 1 à 1 sont-ils imprimés avec succès?”
    • Cliquez sur OK pour quitter la procédure d’impression de reçus officiels.

ÉTAPE #5

Vérifier l’alignement du reçu qui vient d’être imprimé à l’étape précédente.

  • Est-ce que ce nouvel élément d’information ajouté (Location receipt issued) s’insère bien entre les lignes des trois (3) reçus 2018 pour dons sur une même page ?
  • Si OUI,
    • ça veut donc dire que la procédure d’alignement actuelle fonctionne bien pour vous : vous êtes capable d’ajouter ce nouvel élément d’information sur vos reçus vierges TOUT EN RESPECTANT L’ALIGNEMENT.
    • Il vous suffit désormais d’utiliser ces reçus modifiés comme formulaires vierges pour l’impression habituelle des reçus officiels 2018 pour don.
    • Si le lieu “MONTREAL” doit être modifié, simplement aviser Jean Renaud par courriel qui vous enverra directement le fichier PDF corrigé avec le bon nom de lieu inscrit.
  • Si NON,
    • est-ce que vous vous débrouillez avec l’ordinateur?
      • Si OUI, utilisez le fichier Word et apportez les micro-ajustements nécessaires pour aligner ce nouvel élément d’information à vos reçus officiels.  Modifiez, s’il y a lieu, le lieu “MONTREAL”.
      • Si NON, il faut contacter Jean Renaud pour la suite.

ÉTAPE #6

Uen fois l’alignement confirmé, refaire l’étape #2 avec tous vos reçus vierges en main afin d’ajouter ce nouvel élément d’information (Location receipt issued) sur tous vos reçus vierges : vous utilisez désormais ces reçus vierges modifiés (avec l’ajout du lieu) pour imprimer vos reçus officiels pour don.

Imprimer le reçu d’un donateur qui vous fournit (en retard) son adresse postale complète après l’impression des reçus et/ou après la fermeture de l’année

Il y a toujours moyen d’imprimer le reçu dans Donation Accounting à partir du répertoire de l’année précédente C:\EMSDA\2018 (répertoire créé automatiquement par le logiciel quand vous fermez l’année).

  • Utility Menu
  • Change Setup Working Directory
    • Cliquez 2 fois sur le répertoire 2018 pour accéder aux données 2018.

Une fois dans les données 2018:

  • Maintenance Menu
  • Identity Maintenance
    • Select Name (pour choisir le donateur avec l’adresse complète désormais connue);
    • Modifier l’adresse du donateur, et
    • Cocher la case « Print Receipt ».

Imprimez ensuite les reçus comme d’habitude.  Les donateurs qui auront été nouvellement cochés pour l’impression de leur reçu S’AJOUTERONT À LA LISTE DES REÇUS DÉJÀ IMPRIMÉS!  Facile.

NE PAS OUBLIER d’envoyer à la Fédération un nouveau backup de vos données APRÈS IMPRESSION DES REÇUS afin que nous ayons en main toujours la dernière version avec tous les reçus.

Donation Accounting – Comment empêcher l’impression de reçus officiels pour don avec adresses incomplètes ?

Début 2019, lors de l’impression des reçus officiels 2018 pour don, lorsque vous afficherez à l’écran la liste des reçus à imprimer, notez les donateurs avec adresse incomplète et DÉCOCHER LA CASE « PRINT RECEIPT » de ces donateurs.

ÉTAPE #1 : NOTEZ LES DONATEURS AVEC ADRESSE INCOMPLÈTE

  • Main Menu
  • Report Menu
  • Receipts
  • View pour VISUALISER À L’ÉCRAN À QUOI EXACTEMENT RESSEMBLERONT LES REÇUS qui seront imprimés.

 

ATTENTION: Ne pas appuyer sur le bouton PRINT à partir de cet écran.
Il ne faut pas imprimer à partir de cet écran de visualisation qui affiche à quoi ressembleront vos reçus.

 

  • FAITES DÉFILER LA LISTE DES REÇUS POUR TROUVER CEUX DONT LES ADRESSES SONT INCOMPLÈTES.

ÉTAPE #2 : DÉCOCHER LA CASE « PRINT RECEIPT » de ces donateurs avec adresse incomplète

  • Maintenance Menu
  • Identity Maintenance
    • Select Name (pour choisir le donateur sans adresse complète), et décocher la case « Print Receipt ».

Si un donateur vous fournit (en retard) son adresse postale complète après l’impression des reçus et/ou après la fermeture de l’année

Il y a toujours moyen d’imprimer le reçu dans Donation Accounting à partir du répertoire C:\EMSDA\2018 (créé automatiquement par le logiciel quand vous fermez l’année).

  • Utility Menu
  • Change Setup Working Directory
    • Cliquez 2 fois sur le répertoire 2018 pour accéder aux données 2018.

Une fois dans les données 2018:

  • Maintenance Menu
  • Identity Maintenance
    • Select Name (pour choisir le donateur avec l’adresse complète désormais connue);
    • Modifier l’adresse du donateur, et
    • Cocher la case « Print Receipt ».

Imprimez ensuite les reçus comme d’habitude.  Les donateurs qui auront été nouvellement cochés pour l’impression de leur reçu S’AJOUTERONT À LA LISTE DES REÇUS DÉJÀ IMPRIMÉS!  Facile.

NE PAS OUBLIER d’envoyer à la Fédération un nouveau backup de vos données APRÈS IMPRESSION DES REÇUS afin que nous ayons en main toujours la dernière version avec tous les reçus.

Donation Accounting – Vérifier que les reçus officiels pour dons sont prêts à imprimer

Si vous utilisez Donation Accounting et voulez vérifier que les reçus officiels pour dons sont prêts à imprimer, VISUALISER À L’ÉCRAN À QUOI EXACTEMENT RESSEMBLERONT LES REÇUS qui seront imprimés avant de les imprimer.

Main Menu / Report Menu / Receipts / View

ATTENTION: Ne pas appuyer sur le bouton PRINT à partir de cet écran.
Il ne faut pas imprimer à partir de cet écran de visualisation qui affiche à quoi ressembleront vos reçus.

LISTE DES POINTS DE VÉRIFICATION DES REÇUS À IMPRIMER quand vous les visualisez à l’écran :

  • Au centre gauche (POUR CHAQUE DONATEUR)
    • Adresse du donateur: cette information est OBLIGATOIRE, sinon le reçu ne doit pas être imprimé, qu’importe le montant du reçu.  Cliquer ICI pour savoir comment empêcher leur impression.
    • Nom du donateur: correspond idéalement à celui officiel utilisé dans le rapport d’impôt personnel du donateur.
  • En haut, à droite (UNE SEULE FOIS)
    • Numéro de départ du reçu: habituellement 1, à moins que vous soyez une entité utilisant le numéro d’enregistrement de la Fédération du Québec 11879 3074 RR 0001.
    • Étendue de date: habituellement de Janvier à Décembre (for January – December 201X CONTRIBUTIONS)
  • En haut, à gauche (UNE SEULE FOIS)
    • Nom de l’église: doit être celui qui correspond au numéro d’enregistrement de l’église auprès du gouvernement fédéral (en tant qu’organisme de bienfaisance enregistré)
    • Adresse physique de l’église: devrait correspondre à celle inscrite sur la déclaration annuelle T3010 de l’année précédente.
    • Numéro d’enregistrement: devrait être 11879 3074 RR XXXX (sauf pour l’église de Béthel)

En faisant défiler tous les reçus à l’écran jusqu’au dernier,

  1. notez les corrections à apporter.
    • si les noms des donateurs sont légitimes (par exemple, le reçu d’un donateur ayant pour nom “offrande libre”)
    • si les adresses postales sont exactes INCLUANT LE CODE POSTAL, et
    • si les montants sont sensés pour chaque donateur.
  2. notez également le nombre total de reçus officiels à imprimer.  Cela vous donne une idée
    • de l’ampleur du travail à accomplir (50 reçus ou 400 reçus à imprimer);
    • du nombre de reçus vierges nécessaire, soit 150% du total des reçus à imprimer;
    • du nombre de lots que vous devrez utiliser pour imprimer vos reçus officiels.

AUTRES ÉLÉMENTS À TENIR COMPTE:

Rapprochement bancaire : à quoi ça sert ?

L’objectif du rapprochement bancaire est de justifier / expliquer la différence, à une date donnée, entre le solde bancaire aux livres et le solde bancaire apparaissant sur le relevé bancaire.

D’ou peut venir cette différence (entre le solde bancaire aux livres et celui à la banque)?  Elle provient principalement de

  • Chèques en circulation (enregistrés aux livres, mais pas encore passés à la banque)
  • Dépôts en circulation (enregistrés aux livres, mais pas encore passés à la banque)
  • Transactions bancaires autres (chèque donateur NSF, taux US, frais bancaires, etc. passés à la banque, mais non enregistrés aux livres)

Comment faire un rapprochement bancaire?  Il y a deux (2) façons : soit manuellement, soit à l’aide du logiciel comptable.

  • Manuellement, à partir du solde apparaissant sur le relevé bancaire (la “vérité”), on tente d’expliquer la différence avec le solde bancaire aux livres.
  • À l’aide du logiciel comptable : plus simple et plus convivial.